ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ РАСЧЕТА СТОИМОСТИ УСЛУГИ ПО НАЙМУ ЖИЛЬЯ И КОММУНАЛЬНЫХ ПЛАТЕЖЕЙ В ОБЩЕЖИТИИ

Предметной областью информационной системы является расчет стоимости услуги по найму жилья, а также услуги жилищно-коммунального хозяйства, производимые в бухгалтерии Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Тверской промышленно-экономический колледж» (далее ГБПОУ ТПЭК).

Организационно-правовая форма ГБПОУ ТПЭК – государственное бюджетное учреждение. В своей деятельности учреждение руководствуется законодательством Российской Федерации, Тверской области, локальными актами, договором с учредителем. Учредителем Учреждения является Тверская область.

Основное назначение автоматизируемого процесса – это формирование документа-счёта, по которому наниматели помещений могут оплачивать оказанные им услуги. Обязанностью нанимателя жилого помещения является своевременное внесение оплаты за услугу по найму жилья. Помимо этого, наниматель также обязан оплачивать услуги жилищно-коммунального хозяйства, которые оказываются соответствующими организациями.

В данном проекте ведется разработка информационной системы для расчета услуг по найму жилья только для таких видов нанимателей, как сотрудники и посторонние.

Основная цель работы бухгалтера в данном случае – быстрое и безошибочное формирование счетов за услуги, позволяющее нанимателям в срок и в полном объеме оплатить счета.

В результате внедрения проектируемой системы счета за услуги будут предоставляться нанимателям более оперативно, информация в них будет более точной, следовательно, прибыль организации от данного вида деятельности увеличиться ввиду сокращения временных и денежных ресурсов на составление и корректирование документации.

Экономическим показателем внедрения подсистемы учета услуг найма и ЖКХ также является время, затрачиваемое бухгалтером на формирование счетов. До внедрения системы этот процесс происходил вручную, много времени у работника также отнимало сведение всех данных по одному физическому лицу в один документ (данные о нанимателе,  помещении, тарификации услуг). Сотрудник должен был обращаться к бумажным носителям – справочникам, неструктурированным и не классифицированным, осуществлять поиск данных в этих справочниках. После внедрения все эти затраты значительно сократятся. Бюджет организации таким образом сможет сэкономить на оплате человеко-часов, затрачиваемых на выполнение всех вышеперечисленных операций.

Таким образом, экономическая сущность решаемой задачи состоит в:

• Сокращении временных затрат на расчет стоимости услуг найма жилья и ЖКХ;
• Сокращении временных затрат на формирование счетов за услуги найма жилья и ЖКХ;
• Увеличении производительности труда сотрудников бухгалтерии;
• Снижении затрат на оплату труда сотрудников бухгалтерии и перераспределение трудовых ресурсов работников;
• Сокращении расходов на материалы;
• Снижении ошибок при расчетах стоимости услуг и формировании счетов.

По результатам деятельности подразделения «Бухгалтерия» руководство предприятия может проанализировать экономическую деятельность и выявить прибыльность работы предприятия. Так как сдача в наем жилых помещений является одной из коммерческих услуг организации, данный вид деятельности приносит прибыль ГБПОУ ТПЭК. Поэтому создание системы учета этого вида услуг важно. Данная система будет реализовывать такую функцию управления, как учет материальных ресурсов предприятия.

Выбранная задача не является автономной, т.к. работает в совокупности с другими системами бухгалтерского учета и анализа. Создаваемая подсистема автоматизирует одну из составляющих деятельности подразделения предприятия, следовательно, информационная подсистема будет применяться в комплексе с другими программными средствами.

Целью создания подсистемы является повышение эффективности работы специалистов по учету услуг найма и жилищно-коммунального хозяйства.

Информационная система «Учет услуг по найму жилья для общежития» предназначена для автоматизации процесса расчета услуги по найму жилья и коммунальных услуг для сотрудников ГБПОУ «Тверской промышленно-экономический колледж» и посторонних нанимателей в части исполнения следующих процессов:

• ведение документооборота по договорам найма жилья;
• оперативного учета заключения новых договоров;
• оперативного учета изменений в тарификации на различные услуги;
• обновление списков тарифов и предоставляемых услуг;
• произведение расчета сумм к оплате за услуги найма и ЖКХ.

Данную информационную систему предполагается внедрить в отделе «бухгалтерия» в качестве дополнения к уже существующим информационным системам организации.

Основными целями создания информационной подсистемы «Учет услуг по найму жилья для общежития» являются:

• повышение оперативности выполнения процесса расчета по коммунальным услугам и услуге найма жилья путем автоматизации вычислений, сокращения непроизводительных операций, выполняемых вручную сотрудником организации;
• унификация выходных документов;
• уменьшение сроков обработки входной информации и увеличение оперативности подготовки выходных документов, вследствие чего улучшаются показатели своевременности, актуальности и полноты информации, что позволяет быстрее и грамотнее принимать управленческие решения;
• сокращение количества процессов работы бухгалтера;
• повышение удобства доступа к информации физическими и юридическими лицами.

Бизнес-процессы по деятельности расчета стоимости услуг найма и жилищно-коммунального после внедрения разрабатываемой подсистемы расчеты представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Расчет стоимости услуг» после внедрения проектируемой информационной подсистемы.

Для реализации поставленных целей информационная подсистема должна решать следующие задачи:

• ввод данных,
• редактирование данных,
• поиск данных,
• построение отчетов.

Для обеспечения решения перечисленных задач в информационной подсистеме должна быть реализованы следующие основные функции:

• ведение (добавление, редактирование, удаление) информации о жильцах-нанимателях;
• ведение информации о заключаемых договорах о найме жилых помещений;
• ведение справочников о тарификации на услуги найма и ЖКХ;
• ведение справочников об общежитиях и помещениях, подлежащих сдаче внаем;
• поиск информации о договорах и нанимателях;
• формирование счетов за коммунальные услуги и услуги найма;
• формирование отчетов для различных отделов организации.

Список литературы:

1. Устав ГБПОУ «Тверской промышленно-экономический колледж», утвержденного приказом Министерства образования Тверской области от 26.01.2012 № 25-к
2. «Жилищный кодекс Российской Федерации» от 29.12.2004 N 188-ФЗ
3. ГОСТ Р 51904-2002 Программное обеспечение встроенных систем. Общие требования к разработке и документированию
4. Кандаурова Н.В., Яковлев В.П., Яковлев С.В., Чеканов В. С. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: учебное пособие. – М: Флинта, 2013. – 342 с.