ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ОБЛАЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ РОБОТИЗАЦИИ MICROSOFT POWER AUTOMATE НА ПРИМЕРЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ТИПОВЫХ ПРОЦЕССОВ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ ПРИ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЕ

BASICS OF USING THE MICROSOFT POWER AUTOMATE CLOUD ROBOTICS TECHNOLOGY ON THE EXAMPLE OF AUTOMATING TYPICAL DOCUMENT EXCHANGE PROCESSES WHEN WORKING TOGETHER

Vladimir Karpovskiy

сandidate of Science, assistant professor of Vladimir StateUniversity,

Russia, Vladimir

АННОТАЦИЯ

Показаны основы применения эффективной и доступной среды Microsoft Power Automate на примере автоматизации типовых операций обмена данными при совместной работе.

ABSTRACT

The basics of using an effective and accessible Microsoft Power Automate environment are shown by the example of automating typical data exchange operations when working together. 

Ключевые слова: Power Automate, One Drive, Outlook, поток, сообщение, вложение, электронная почта, облачный диск, создание документа, учетная запись Microsoft.

Keywords: Power Automate, OneDrive, Outlook, Flow, Message, Attachment, Email, Cloud Drive, Document creation, Microsoft account.

Облачный сервис автоматизации Power Automate служит для создания автоматизированных процессов информационного взаимодействия между часто используемыми приложениями и службами. Эти позволяет автоматизировать часто повторяющиеся процессы, такие как синхронизация файлов, отправка и получение сообщений, писем, уведомлений, сбор данных, освобождая человека от рутинной работы. [1].

Автоматизированные процессы называются потоками. Служба Power Automate может управлять приложениями Microsoft, например Share Point, Office 365 Outlook, Outlook.com, OneDrive, Microsoft Forms, Microsoft Teams, Excel Online и многими информационными сервисами других поставщиков, например Google, Twitter, Amazon. Управляемые приложения и службы называются соединителями, в настоящее время доступно около 500 соединителей, их число постоянно увеличивается [2].

У службы Microsoft Power Automate есть обширная библиотека шаблонов, позволяющая получить необходимые решения путем настройки подходящих шаблонов, без необходимости разработки потоков программистом.

Для того, чтобы использовать Power Automate для управления процессами в приложениях, необходимо иметь учетную запись Microsoft – личную, для образовательного учреждения или организации.  

Личная запись может быть создана любым пользователем и предоставляет только минимум возможностей по созданию автоматизированных потоков и управлению ими. Тем не менее, этих ограниченных возможностей вполне хватает, чтобы реализовать полезный действующий пример автоматизации типовых процессов обмена документами при совместной работе.

Для создания, настройки и использования примера читателю достаточно иметь или создать личную учетную запись в домене Outlook.com или Hotmail.com.

Эта учетная запись служит адресом почтового сервиса Outlook.com, который входит в число сервисов, доступных бесплатно по личной учетной записи. Кроме данного сервиса доступны облачные приложения Word, Excel, Power Point, хранилище данных OneDrive, записная книжка OneNote, Skype, календарь Calendar, приложение для ведения списков дел ToDo и служба автоматизации Power Automate, способная управлять взаимодействием указанных приложений и служб с помощью автоматизированных потоков. Для мобильных устройств данные сервисы также доступны через браузер, но удобнее использовать мобильные приложения Outlook.com, OneDrive и приложение Flow – несколько упрощенный вариант Power Automate.

Автоматизированный поток Power Automate ассоциируют с виртуальным роботом, который автоматически выполнит ряд операций в случае, когда наступит назначенное событие или человек нажмет программную кнопку (рисунок 1).

В рассматриваемом примере события связаны с созданием и изменением файлов документов или приемом/передачей почтового сообщения.

Рисунок 1. Роботы – потоки Power Automate реагируют на события с файлами или нажатие кнопки запуска потока

На рисунке 2 приведена возможная схема взаимодействия участников некоторого проекта при совместной работе с использованием бесплатных соединителей – почтового сервиса Outlook.com и облачного хранилища данных OneDrive.

Руководитель проекта имеет учетную запись и использует хранилище данных OneDrive и почтовый сервис Outlook.com для обмена электронными документами с участниками проекта, каждый из которых имеет почтовый адрес на любом почтовом сервисе. Автоматизированные потоки Power Automate реагируют на события, связанные с электронными документами, созданными руководителем проекта, и рассылают их заданным участникам проекта.

Рисунок 2. Схема использования облачных приложений при совместной работе

Участники проекта, в свою очередь, посылают электронные документы по адресу почтового сервиса руководителя, а автоматизированные потоки передают их в хранилище документов OneDrive в соответствующие папки хранилища. Происходит четкое разделение творческой и рутинной работы.

Руководители разрабатывают документы для проекта либо в облачных, либо в сторонних приложениях и размещают их в заданной регламентом папке хранилища.

В каждом случае это событие запустит соответствующий поток автоматизации рассылки через почтовый сервис Outlook и документы придут в почтовые ящики всех предусмотренных при создании потока исполнителей.

Ответные письма исполнителей поступают в почту руководителя и анализируются потоками, в результате чего автоматически пересылаются в предназначенные для каждой ситуации папки хранилища OneDrive.

Таким образом, люди занимаются своей творческой работой, автоматизированные потоки выполняют множество рутинных операций по рассылке и приему документов, реализуя правила документооборота, согласованного участниками проекта.

Особенность предлагаемого решения в том, что для создания алгоритмов работы роботов Power Automate не требуется кодирование на языках программирования и применение специализированных систем документооборота. Задачи могут быть решены участниками работ самостоятельно, путем простой настройки шаблонов автоматизированных потоков Power Automate.

Рассмотрим создание двух видов автоматизированных потоков, используемых в данной системе взаимодействия участников проекта.

Создание потока «Отправлять файлы OneDrive в почтовый ящик»

Описание:

Пересылка файлов OneDrive в электронную почту. При отправке файла в указанную папку OneDrive он будет автоматически отправляться на заданные списком адреса электронной почты исполнителей.

На рисунке 3 показано как выбирать папки, из которых ведется рассылка.

Рисунок 3. Выбор папки, из которой будет выполняться рассылка

На рисунке 4 приводится интерфейс потока для ввода адресов получателей документов.

Рисунок 4. Ввод адресов электронной почты для рассылки файлов

Создание потока «Сохранение вложений электронной почты Outlook.com в OneDrive».

Описание:

Вложения электронной почты Outlook.com, отправляемые в папку Outlook.com, сохраняются с учетом их атрибутов в указанной папке в OneDrive

На рисунке 5 показано, как выбрать папку хранилища данных OneDrive, в которую будет передано новое входящее почтовое сообщение службы Outlook.com.

Рисунок 5. Выбор папки для сохранения поступивших сообщений

Путем несложной настройки шаблонов реализуется автоматизированная рассылка из одного центра управления проектом и прием писем в нужные области хранилища.

Интеграция с мобильными устройствами позволяет качественно и оперативно реагировать на все события и документы в системе независимо от местоположения.

Читатель без труда найдет в палитре доступных инструментов еще несколько бесплатных соединителей и настроит их для автоматизированного исполнения потоков, выполняющих рутинные повторяющиеся операции в автоматическом режиме.

Значительное расширение возможностей, вплоть до максимально возможных, достигается переходом от личной учетной записи к учетным записям учебного заведения или предприятия, а также к коммерческим тарифам использования служб Microsoft [3].

Данная перспективная технология представляет несомненный интерес для создателей и пользователей информационных систем.

Список литературы:

1. Документация по Power Automate. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://docs.microsoft.com/ru-ru/power-automate/ (Дата обращения: 5.05.2021)
2. Список поддерживаемых соединителей. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://emea.flow.microsoft.com/ru-ru/connectors/ (Дата обращения: 5.05.2021)
3. Электронная книга по адаптации бизнеса. Как быстро адаптировать бизнес-процессы во время кризиса. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
4. https://info.microsoft.com/ww-landing-Quickly-Adapt-Workflows.html? lcid= RU&ocid=oo_pg000000_comm_gdc_dg_ba _rapidlyadjustautomate. (Дата обращения: 5.05.2021)