АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО РАСПРЕДЕЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

ANALYSIS OF THE ELECTRONIC DOCUMENT TURN SYSTEM ON THE DISTRIBUTION OF ELECTRONIC DOCUMENTS IN THE CASE

Igor Korolev

doctor of Technical Sciences, Professor, Professor of the Department of Security information in automated systems, Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Alexander Mezentsev

head of the laboratory of the Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Alexander Makhnev

cadet of the Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Konstantin Onufriev

cadet of the Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются существующие алгоритмы распреде­ления исполненных электронных документов в дела, реализованные в доступных на российском рынке программного обеспечения системах электронного документооборота.

ABSTRACT

The article considers existing distribution algorithms executed electronic documents in cases, realized in Russian software market systems electronic workflow.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, дело.

Keywords: electronic document management, electronic document, case.

Стратегией развития информационного общества России опре­делено, что современные тенденции развития органов исполнительной власти, министерств и ведомств обусловлены созданием, внедрением и развитием электронного документооборота. Основным ожидаемым результатом является повышение оперативности обработки информации как в отдельной организации, так и в ведомстве в целом. Для его дости­жения применяются программно-технические комплексы и системы электронного документооборота (далее – СЭД), позволяющие автома­тизировать как отдельные этапы жизненного цикла электронного документа (далее – ЭД), так и их совокупность. Однако говорить о полном переходе на электронный документооборот не приходится.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 [2] документооборотом называется движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Следовательно, в электронном документообороте, осуществляемом с применением СЭД, должны быть автоматизированы все этапы жизненного цикла документа. Вместе с тем, концепция форми­рования электронных дел до настоящего времени не создана, научно обоснованные математические модели, формализующие жизненный цикл электронного архива, не разработаны. Кроме того, требует анализа, систематизации и проверки на предмет соответствия требованиями федеральных и ведомственных нормативных документов предлагаемый существующими СЭД функционал, позволяющий автоматизировать процесс формирования дела, создания архива дел и обеспечения доступа к нему. Исходя из вышеизложенного, в качестве объекта исследования в статье рассматриваются существующие СЭД, нашедшие наибольшее применение в ведомствах и подведомственных организа­циях, а предметом исследований выбраны алгоритмы автоматизации формирования электронных дел и распределения в них исполненных документов. В виду непрерывности жизненного цикла электронного документа, рассмотрим всю совокупность функций СЭД, реализующих его этапы.

Регистрация входящего документа в СЭД «Логика» осуществляется сотрудниками службы делопроизводства (далее – ДП) вручную путем заполнения соответствующей ему регистрационной карточки (далее – РК). Функционал системы позволяет прикреплять к электронному документу файлы преобразованных (путем сканирования) бумажных носителей информации. Так же существует возможность автоматической подготовки и размещения в электронном документе специального штрих-кода или распечатка его на специализированном принтере наклеек, что значительно упрощает идентификацию документов в СЭД и сокращает время поиска документа. После регистрации сотрудник ДП также вручную может добавить лиц, которым документ будет отправлен на рассмотрение, создать проект резолюции руководителя и отправить документ на исполнение [1].

Списания документа в дело в данном СЭД является полу­автоматическим, поскольку для выполнения этой операции в разделе «к списанию» сотрудник ДП вручную активирует кнопку списания в дело и все находящиеся на текущей странице документы изменят свой текущий статус на статус «в дело». При этом существует возможность выбора числа списываемых дел. Далее сотрудник ДП выбирает необхо­димый том дела и добавляет в него документ, но так что бы при этом не было превышено общее количество листов, указанное системой, при необходимости создает вручную новый том. При работе с бумажным оригиналом выбирается раздел «Работа с документом на бумажном носителе» и производятся те же действия [1].

Для регистрации документа в СЭД «Дело» необходимо выбрать уже имеющуюся группу документов, либо создать новую, заполнить РК и прикрепить файл документа – электронного или отсканированного бумажного. По окончании заполнения РК сотрудник ДП выбирает из справочника исполнителя, которому направляется документ, и после отправки документа он попадает в личный электронный кабинет соответствующего должностного лица. Благодаря специальной функции СЭД, пока документ не будет исполнен, РК документа будет находиться в личном кабинете пользователя, уведомляя его о неисполненном документе. Для вывода отчета по исполнению документа сотрудник ДП выбирает из списка исполнителей данные и производит заполнение карточки. При наличии в СЭД готового файла с отчетом он прикреп­ляется к документу. Если при работе с документом были подготовлены письма по поручениям (ответы на вопросы, запросы и т. д.), то в РК обязательно указываются их регистрационные номера и даты этих документов. На конечном этапе производится смена статуса отчета с «промежуточного» на «окончательный» и вводится дата на момент закрытия документа. При списании документа в дело СЭД автома­тически фиксирует количество листов в деле и формирует опись дела с заполнением всех необходимых реквизитов. Для списания документа он выбирается из списка вручную путем выбора из выпадающего списка свойств «Списать в дело», затем выбирается необходимая номенклатуру дел [4].

В СЭД Е1 «ЕВФРАТ» регистрация документов производится сотрудником ДП с полномочиями «регистратор документа». С помощью РК возможна регистрация как электронных, так и бумажных документов. Для ускорения процесса заполнения РК имеется функция Drag&Recog, предназначенная для быстрого распознавания реквизитов с изображения отсканированного документа в поля РК документа. Для этого, сотрудник ДП прикрепляет отсканированный документ к РК, выделяет в нем требуемую область текста и выполняет копирование (распознавание текста происходит «на лету»), после чего в РК выбирает для заполнения соответствующее поле и вставляет распознанные данные. При регистра­ции или редактировании документа сотрудник ДП имеет возможность указывать связанные документы, делая в РК отсылку к ним. СЭД предоставляет возможность полуавтоматического контроля над испол­нением документов: постановка и снятие с контроля осуществляются сотрудником ДП, уполномоченного для осуществления слежения за соблюдением назначенных руководителем или определенных нормативными документами сроков отработки документа; СЭД автоматически формирует соответствующие уведомления исполнителю.

Списание документа в СЭД Е1 «ЕВФРАТ» осуществляется после заполнения в РК данных об исполнении (прикреплении отчетных материалов). При этом все документы распределяются по папкам (входящие, исходящие, внутренние документы, договора, служебные записки и т. д.) и после сохранения РК, исполненный документ и его РК будут перемещены в соответствующую папку [3].

Как и в выше перечисленных СЭД в СЭД «Directum» регистрация документа осуществляется посредством заполнения вручную РК, при этом указывается дело, в которое будет определен документ после исполнения. Работа с документами организовывается по стадиям жизненного цикла, при этом отдельные стадии и правила перехода между ними могут быть заданы вручную, а непосредственно переход осуществляется системой в автоматическом режиме. Поскольку документ изначально помещается в соответствующее дело, по завершении испол­нителем работы над ним в соответствии с поручениями сотрудник ДП только меняет статус документа на «исполнен». Помимо работы с преобразованными бумажными документами, данный СЭД поддерживает прием документов из следующих источников: по факсимильной связи, электронной почте и полученных непосредственно по каналам СЭД. При этом существует возможность преобразования набора бумажных документов в один многостраничный графический файл формата TIFF. Формирование резолюции осуществляется вручную руководителем организации или уполномоченным им лицом (секретарем, работником ДП), а доведение ее до непосредственного исполнителя осуществляется автоматически. Документы в электронном виде хранятся структуриро­ванно как в базе данных SQL-сервера, так и в файловых хранилищах СЭД (на рабочих местах). В работе с документами и группами документов имеется возможность контроля и настройки прав доступа к ним [6].

Регистрация документа в СЭД «Тезис» производится по аналогии с СЭД «Directum», с той лишь разницей, что непосредственно при регистрации существует возможность определения группы исполнителей документа, а также сроков для их ознакомления. Процесс списания в дело полностью у СЭД «Тезис» и СЭД «Directum» идентичен. Контроль исполнения документов в СЭД «Тезис» реализован посредством календаря текущих задач и документов. При этом сроки исполнения поручений по документам и документы вносятся в календарь вручную, а оповещения исполнителю и сотруднику ДП, осуществляющему контроль, направляются автоматически [5].

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что, несмотря на различие в подходах к организации электронного документо­оборота все рассмотренные СЭД объединяет полуавтоматический характер реализации отдельных этапов жизненного цикла документа, например, отправка его в дело или контроль его исполнения. Кроме того, ввиду коммерческого характера СЭД и соответствующей защиты информации о реализованных в них математических алгоритмах, не представляется возможным провести оценку их эффективности и целесообразности.

Таким образом, актуальной научной задачей представляется разработка алгоритмов автоматизации отдельных этапов жизненного цикла электронного документа с применением апробированного математического аппарата, что определяет направление дальнейшего исследования.

Список литературы:

1. Логика СЭД. Помещение оригинала документа в дело [Эл. ресурс]. − Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?v=8JgaESo5xp4 (Дата обращения 23.05.2018).
2. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Эл. ресурс]. − Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_88695/b606df74b47ea29e20ec48a3215c88537f4f849b/ (Дата обращения 29.04.2018).
3. Руководство пользователя Е1 ЕВФРАТ [Электронный ресурс]. − Режим доступа: http://www.evfrat.ru/files/faq/E1_user.pdf (Дата обращения 23.05.2018).
4. СЭД ДЕЛО 15.3 Регистрация документов и работа с поручениями [Эл. ресурс]. − Режим доступа: https://vimeo.com/146633962 (Дата обращения 23.05.2018).
5. ТЕЗИС автоматизация канцелярии [Электронный ресурс]. − Режим доступа: https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation (Дата обращения 23.05.2018).
6. Directum Управление электронными документами [Эл. ресурс]. − Режим доступа: https://www.directum.ru/solutions/document_management (Дата обращения 23.05.2018).