УПРАВЛЕНИЕ СИСТЕМОЙ ЗНАНИЙ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

CONTROL SYSTEM KNOWLEDGE IN DOCUMENT MANAGEMENT IN A CONSTRUCTION ORGANIZATION

Lyubov Petrenko

associate Professor of the Department of construction management Academy of Architecture and construction Don State Technical University

Russia, Rostov-on-Don

George Myasishchev

postgraduate student of the Department of construction management Academy of Architecture and construction Don State Technical University

Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

Современное управление в строительстве - управление знаниями. Вся система менеджмента строится на компетентности работников, их умении реализовать свои знания, в том числе в форме регламентирующего документа. Цель исследования состоит в том, чтобы идентифицировать готовность управления знаниями в строительных компаниях как один из ключевых элементов в конкурентной борьбе. В исследовании был использован  метод обзора существующих систем с выделением четырехчастной системы управления знаниями в строительной организации.  

ABSTRACT

Modern management in construction knowledge management. The whole management system is built on the competence of their employees, their ability to implement their knowledge, including in the form of a regulatory document. The purpose of the study is to identify the readiness of knowledge management in construction companies as one of the key elements in the competition. The study method was used to review existing systems with the release of a fourfold system of knowledge management in construction organizations.

Ключевые слова: организация, планирование и управление в строительстве,  управление знаниями, документооборот в строительстве.

Keywords: organization, planning and management in construction, knowledge management, document management in construction.

Система управления информацией в строительной организации достаточно хорошо исследована на  уровне физической передачи данных от объекта к объекту. Проблемами же дифференциации информационной составляющей и ее коммуникативно-содержательных аспектов научная мысль занималась мало. Авторы полагают, что современная экономическая ситуация требует четкого разграничения  информации как совокупности сведений, в том числе содержащих знание, и знания, составляющего базовую ценность в функционировании системы управления.

Естественно, что не каждый управленческий документ должен содержать знание в его рафинированном виде, ряд документов содержит сведения сугубо осведомительного характера, промежуточные выводы и исходные данные. Однако основу документооборота и управления компании составляют именно документы содержащие знание о экономических, технологических и иных процессах[10].

Долгосрочный успех строительных компаний зависит от усовершенствований, сделанных с помощью современного научного знания, которое реализуется в управленческом документе [4,5].    Комбинация информации, контекста интерпретаций и опыта работы  - основная компетентность организации управления, которая  определяет результативность работы компании [1]  

Управление знаниями (управление информацией) - термин, относящийся к методам, систематизирующим передачу, безопасность и управление информацией в пределах организаций [5]. Это способ управлять знанием, получить конкурентоспособное преимущество или устойчивую работу всей организации[7]. Знание в современной организации – это грамотно составленный и работоспособный документ, продвигающий основную управленческую деятельность компании и дающий ей преимущество на рынке.  Процессы управления знаниями предполагают  созданием знаний, обмен, приобретение, документирование знаний, передачу знаний. живым откликом к знанию, и распространением знаний [6,8]. Часто информация, циркулирующая в документообороте компании, является в лучшем случае  малозначительными сведениями справочно-осведомительного характера, а нередко  обыкновенным шумом, затрудняющим целесообразное управление фирмой. Задача менеджмента компании отделить неактуальную информацию от важной, содержащей ключевое знание, дающее преимущество в конкурентной борьбе, т.е. эффективном управлении организацией, как это показывает реальность сегодняшнего дня. Понятие зрелости знания может использоваться для того, чтобы определить эффективность организации, ее способности и компетентности в управлении процессами, программами или проектами. Становясь зрелым, знание управленческого, технологического и даже философского характера увеличивает устойчивость организации, ее  производительность и эффективность, конкурентоспособность [11].  Таким образом, организационная зрелость в контексте управления знаниями в организации на продвинутом уровне достигнута тогда, когда процессами управления знаниями управляют хорошо и эффективно. Это идентифицирует качество и эффективность процесса управления знаниями и уместность для социо-технической среды менеджмента компании. Если организация продуцирует не знания, а формальный документооборот, не соответствующий оперативной обстановке или не имеющий стратегии развития, то в результате создается угроза ее отставания и кризиса. Ярким примером является оценка деятельности одной из фирм, существовавших на рынке строительства в Ростовской области. В процессе управления высший менеджмент компании внедрил систему менеджмента качества, понимаемую как непрерывное диагностирование и изменение сопроводительно-регламентирующей документации организации. Через некоторое время подобной «новации» исполнительный состав организации не мог оперативно реагировать ни на какие внешние или внутренние вызовы, поглощенный непрерывной перепиской и переделкой текущего документооборота. В результате проверки надзорными органами показали значительное расхождение технологических процессов с законодательно установленными нормативами и значительное снижение качества продукции вместо ожидаемого роста. Руководство компании не смогло адекватно и эффективно управлять знаниями о менеджменте качества, понимая его не только как чисто формальный процесс, но и как исключительно ритуализированную, лишенную действительного содержания практику.

Данный случай отнюдь не единичный, подобные прецеденты имеют место в различных организациях, особенно в тех случаях, когда процесс управления доверяется сотрудникам, имеющим достаточно ограниченную компетентность  в области реального знания производственного процесса и системы управления конкретной организации. В результате подобные «эффективные менеджеры» организуют управляемый хаос, отличающийся высокой затратностью труда, производством бессодержательных и противоречивых документов и существенными упущениями в области организации и управления компанией и производством. Таким образом, управление знаниями требует психологической зрелости и высокой компетентности от организаторов.    Чтобы оценить продвижение развития управления знаниями, возможно использовать принцип «моделирования зрелости».    Моделирование зрелости описывает развитие организации в течение заданного отрезка времени. Согласно Климко [9], у организационной моделей зрелости есть следующие свойства: 1) развитие единственного юридического лица упрощено и описано с ограниченным числом уровней зрелости; 2) уровни характеризуются определенными требованиями, которых юридическое лицо должно достигнуть на том уровне; 3) уровни заказаны последовательно, от начального уровня до заканчивающегося уровня (последний - уровень совершенства); 4) во время развития, юридическое лицо прогрессирует вперед от одного уровня до следующего. Уровни зрелости представляют континуум связанный с развитием, устроенный от начальной буквы, или начало, условие назреть, или полностью развитый, условие. Модель зрелости управления знаниями может быть определена как модель, которая показывает уровень качественного развития управления знаниями, и параметры, которые обрисовывают в общих чертах этот уровень развития.

Соответственно, есть шесть управленческой зрелости уровней знаний, а именно: уровень 0 (несуществующий), который предполагает  низкое понимание события или процесса, уровень 1 (начальный)  -  есть понимание, уровень 2 - интуитивное понимание, уровень 3 - стандартная процедура обработки информации, уровень 4  - достаточный, уровень 5 – всестороннее понимание.

Список литературы:

1. Манжилевская С.Е., Евлоева И.А.  Cистема  и  модели  организационного  инжиниринга:  актуальные  проблемы  и  пути  их  решения// Технические науки — от теории к практике : сб. ст. по материалам XLVI междунар. науч.-практ. конф. № 5 (42). – Новосибирск: Изд. «СибАК», 2015. – 57-63с.
2. Манжилевская С.Е., Шилов А.В., Швецов В.В. Принципы системного моделирования// Наука вчера, сегодня, завтра: сб. ст. по материалам XXXI междунар. Науч.-практ. Конф. №2(24). Часть 2. Новосибирск: Изд. АНС «СибАК», 2016.– С.70-75.
3. Манжилевская С.Е.,  Шилов А.В., Чубарова К.В. Организационный инжиниринг // Инженерный вестник Дона, 2015. № 3. - URL: ivdon.ru/ru/magazine/archive/n3y2015/3155
4. Петренко Л.К.,  Власова И.А. Современные принципы реконструкции городских территорий//  Электронный журнал «Научное обозрение» Номер 7-3. 2014. – С. 1032-1035.
5. Петренко Л.К., Богомазюк Д.А.  Принцип организации развития современных городов//    Строительство – 2014: Современные проблемы промышленного и гражданского строительства: материалы  международной научно-практической конференции. – Ростов –на- Дону: Рост. гос. строит. ун-т, 2014. – 150-153 с.
6. Петренко Л. К., Побегайлов О. А. Развитие организационно-правовых форм управления градостроительным комплексом // Научное обозрение. – 2014. – № 7. – С. 737–740.
7. Побегайлов О.А. Выработка решений в период кризиса и условиях неопределенности // Инженерный вестник Дона, 2013.- № 2. -  URL: ivdon.ru/magazine/archive/n2y2013/1730
8. Axelrod R. The Complexity of Cooperation . Princeton, New Jersey: Princeton University Press,1997. 145 p.
9. Klimko G., Knowledge Management and Maturity Model: Building Common Understanding, In proceeding of the 2nd European Conference on Knowledge Management, 2001, pp.269-278.
10. Pobegailov O. A. Investments in Unstable Economical System Terra Economicus V. 2-2, No. 10, 2012, PP. 35-38
11. Wibowoa Mochamad Agung, Waluyob Rudi Knowledge management maturity in construction companies// Procedia Engineering-2015-№125, РР. 89 – 94