СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ

MODERN TECHNOLOGIES OF DOCUMENT MANAGEMENT IN MANAGEMENT

Julia Popova

Student, Department of Management, South Russian Institute of Management,

Russia, Rostov-on-Don

Darina Tsitsura

Student, Department of Management, South Russian Institute of Management,

Russia, Rostov-on-Don

Anastasia Morozova

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Management, South Russian Institute of Management,

Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

В данной статье авторами обоснована актуальность грамотное составления документов в управлении любым процессом, предприятием и бизнесом. Поэтому чтобы система управления была эффективной, сотрудники должны хорошо разбираться в нормативно-правовых актах и законах.

ABSTRACT

In this article, the authors substantiate the relevance of competent drafting of documents in the management of any process, enterprise and business. Therefore, in order for the management system to be effective, employees must be well versed in regulatory legal acts and laws.

Ключевые слова: управление документами, документооборот, документационное обеспечение управления.

Keywords: document management, document management, document management support.

Тема документооборота в управлении является достаточно актуальной в современных реалиях. Так как одним из самых важных и определяющих факторов высокого качества управления организацией является эффективно выстроенная система документационного обеспечения. Это связанно, прежде всего с тем, что невозможно управлять организацией без использования документов, отчетов и других технологий документационного обеспечения. Вся информация об организации представлена в документах, поэтому документ является основой приятия любого решения организацией, бизнесом, предприятием и так далее.

Документационное обеспечение является основой управления. Самым распространенным способом регламентации деятельности в компаниях, не уделяющих внимания осознанному построению эффективной системы документационного обеспечения, является официальная регламентация деятельности в распорядительных документах [1].

В пример можем привести приказ руководителя онлайн-школы о согласовании коммерческих предложений, но данное поручение не будет эффективным, так как для поиска нужной информации сотруднику придется просмотреть множество различной информации и нет гарантии в том, что данная информация вообще существует.

Руководитель предприятия главный, кто несет ответственность за все документы, а также за верное составление, оформление и сохранность.  Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

 Существуют также документы личного характера, обычно такие документы отражают трудовой стаж работника. Данный документ нужен для начисления пенсии, различных пособий и прочих выплат.

Эффективность работы руководителей видна тогда, когда работники получают все документы своевременно и в полном объеме. На сегодняшний день объем информации растет все больше и больше, это проявляется в том, что появляются много новых предприятий, фирмы расширяются и документооборот становится неотъемлемой частью любой компании.

Знание вопросов современного документационного обеспечения поможет сотрудникам и работодателю работать без конфликтов и избежать различных нюансов и споров в обсуждении каких-либо вопросов [3].

Информация – это важнейший капитал в условиях сегодняшней конкуренции, поэтому на первое место уйдут те компании, где сотрудники получают информацию вовремя и в нужных объемах, а также относятся серьезно к составлению и оформлению самих документов.

На каждом предприятии есть организация, которая занимается документами и документационным обеспечением всей компании и оказывает серьезное влияние на работу всей компании.

Именно от этой организации зависит качество работы управления.  Потому что если документооборот ведется качественно, то работа сотрудников будет более качественна и эффективна, а успех в организации точно обеспечен.

Каждый документ имеет свои особенности ведения. Будь то приказ, устав или справка – все будет иметь свои особенности и правила. В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документирования, в этих целях в программе информатизации в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей автоматизацию документооборота.

Также стоит отметить то, что данной системой предприятия занимаются несколько работников в организации, поэтому фактически, те же сотрудники, которые работают с бумажными документами, они же работают и с информацией в сети и ответственны за все процессы оборота одних и тех же документов [2].

Чтобы документооборот работал эффективно, мы хотим предложить методы по улучшению технологий документооборота:

Во-первых, нужно разрабатывать модели документооборота;

Во-вторых, повысить качество подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. 

В-третьих, нужно уменьшить количество дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке.

На каждом предприятии важен порядок движения документов, а также все условия для хранения и быстрого поиска и доведения ее до потребителей.

Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно- поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

 Подводя итоги, хочется сказать, что, к сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников, имеющих дело с документами.

Список литературы:

1. Глекова Н.Л., Жильников А.Ю. Анализ процесса реализации политики импортозамещения // В сборнике: Инновационные подходы к решению социально-экономических, правовых и педагогических проблем в условиях развития современного общества материалы I международной научно-практической конференции. 2020. С. 139-142.
2. Егорихина М.С., Козлов С.Н. Теоретические аспекты программного бюджетирования как процесса повышения эффективности функционирования государственных и муниципальных финансов // Вестник НГИЭИ. 2021. № 7 (50). С. 15-20.
3. Науменко Т.В. Маркетинг и маркетинговые коммуникации в системе современной экономики // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2020. № 3 (15). С. 171-176