ЭВОЛЮЦИЯ ТЕРМИНОЛОГИИ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В КОНЦЕ XX – НАЧАЛЕ XXI ВЕКА

АННОТАЦИЯ

Статья посвящена эволюции терминологии в сфере управления документами на территории Российской Федерации в конце XX – начале XXI века. Данный период характеризуется переходом от традиционного «делопроизводства» к современному «документационному обеспечению управления» и внедрением международного термина «управление документами» (records management). На основе анализа нормативных правовых актов и государственных стандартов прослежена динамика формирования понятийного аппарата отечественной системы управления документацией. Особое внимание уделено актуализации терминосистемы в условиях цифровой трансформации общества, а также дискуссионным вопросам соотношения ключевых понятий. Автор приходит к выводу, что эволюция терминологии прошла путь от унификации советского наследия через стандартизацию 1990-х годов к цифровой адаптации в 2020-х годах.

Ключевые слова: терминосистема управления документами, делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами, ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.8-2025, цифровая трансформация.

В конце ХХ – начале XXI века в области управления документацией в России произошли значительные терминологические изменения. Прежняя система терминов, сложившаяся в советский период и ориентированная преимущественно на бумажное делопроизводство, перестала соответствовать новым реалиям управленческой деятельности, внедрению информационных технологий и вызовам цифровой трансформации. Поэтому постановка вопроса об эволюции терминологии в сфере управления документами является важной не только для документоведов, но и для специалистов, обеспечивающих информационно-документационное сопровождение управленческих процессов.

Цель данной статьи – проследить основные этапы формирования и изменения терминологии в сфере управления документами в России с конца 1980-х годов по настоящее время, выявить факторы, повлиявшие на эти изменения, и определить современное состояние терминосистемы.

Актуальность исследования обусловлена необходимостью унификации понятийного аппарата в условиях активного внедрения систем электронного документооборота и перехода к цифровой экономике [1].

В советский период сферу работы с документацией обозначал термин «делопроизводство», отражавший процесс создания, оформления, движения и хранения документов [2]. В 1970–1980-е гг. в работах профессора А.Н. Соковой начало внедряться новое понятие – «управление документами», охватывавшее более широкий круг вопросов (проектирование систем, контроль эффективности). Это стало важным сдвигом, хотя внедрение тормозилось инерционностью советской системы. Теоретические разработки того времени заложили основу для последующих преобразований [3].

В 1990-е годы с распадом СССР возникла необходимость модернизации управления, включая документационную сферу. В это время вводится понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ), ознаменовавшее переход от узкого «делопроизводства» к широкому комплексу мер по организационному, правовому, техническому и кадровому сопровождению работы с документами. Разработка новых технологий и нормативной базы требовала единого понятийного аппарата. ДОУ стало центральным термином в профессиональной среде, хотя его соотношение с «делопроизводством» оставалось дискуссионным [4].

Важнейшим этапом формирования единой терминосистемы стало принятие государственного терминологического стандарта. В конце XX века, в 1998 году, был введен в действие ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [5]. Его появление было вызвано необходимостью упорядочить разрозненную терминологию, сложившуюся в различных ведомствах и организациях. Содержание стандарта во многом определялось наработками советского периода, однако он зафиксировал на государственном уровне многие новые процессы и явления в сфере управления документацией. ГОСТ Р 51141-98 дал легальные определения таких ключевых понятий, как «документирование», «делопроизводство», «документооборот», «номенклатура дел», «архив» и др. Хотя стандарт не разделял термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», рассматривая их как синонимы (что вызвало критику со стороны ряда ученых), он сыграл огромную роль в унификации профессионального языка. Этот стандарт объективно отражал тогдашний исторический этап развития, когда бумажное делопроизводство еще доминировало, а электронные документы только начинали внедряться [3].

Однако уже в начале XXI века стало очевидно, что понятийный аппарат делопроизводства и архивного дела нуждается в пересмотре. Причинами стали: внедрение новых методов и технологий документирования, хранения, комплектования, учета и использования документов; применение информационных технологий в управлении документами; а также необходимость гармонизации российской терминологии с международными стандартами (серия ISO 15489 и др.).

В 2013 году принят ГОСТ Р 7.0.8-2013«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [6], актуализировавший терминосистему и закрепивший понятие «управление документами» как самостоятельную деятельность по реализации единой политики в отношении документального фонда. Стандарт впервые четко разграничил «делопроизводство» (создание и организация работы с документами) и «управление документами» (стратегическое планирование, контроль, внедрение информационных систем). Однако унификация терминосистемы осложнялась разными подходами к соотношению понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами»: одни считали их синонимами, другие – уровнями одной сферы деятельности [7].

В 2025 году вступил в силу ГОСТ Р 7.0.8-2025, который имеет решающее значение для дальнейшего развития терминологии в сфере управления документами. Поскольку автоматизация документооборота внедрена сегодня практически повсеместно, а разработаны десятки специальных цифровых решений, понадобился соответствующий понятийный аппарат. В новом стандарте акцент сделан на систематизации терминов, отражающей современную терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Важными нововведениями ГОСТ Р 7.0.8-2025 стали:

– четкое определение «электронного документа» и его отличие от «бумажного»;

– введение терминов, связанных с управлением метаданными и информационной безопасностью;

– закрепление понятия «цифровой архив» и «прослеживаемость документа»;

– уточнение соотношения «управления документами» и «управления информацией» [8].

Особенностью этого этапа является переход от чисто терминологической работы к формированию терминосистемы, которая выполняет не просто номинативную функцию, но и коммуникативную, и технологическую, обеспечивая правильную интерпретацию при разработке и внедрении информационных систем [9].

Несмотря на принятие обновленных стандартов, терминологическая работа в сфере управления документами далека от завершения. Ряд проблем остаются дискуссионными:

– соотношение понятий «документационное обеспечение управления», «делопроизводство» и «управление документами» в реальной практике; многие организации по-прежнему используют их как синонимы;

– неоднозначность термина «электронный документ» применительно к документам, создаваемым в автоматизированных системах без участия человека (машиночитаемые документы);

– терминологическое дублирование при описании одних и тех же процессов в разных нормативных документах (например, в законодательстве об информации и в стандартах по делопроизводству);

– необходимость интеграции российской терминосистемы с международными стандартами ISO без утраты национальной специфики.

Перспективы развития терминосистемы связаны с дальнейшей цифровизацией: появлением искусственно-интеллектуальных систем управления документами, распределенных реестров (блокчейн) для учета документов, а также с развитием межведомственного электронного взаимодействия. Эти процессы потребуют введения новых понятий и пересмотра традиционных [10].

Таким образом, эволюция терминологии в сфере управления документами в конце XX – начале XXI века прошла путь от идей унификации терминов советского периода через стандартизацию понятийного аппарата в 1990-е годы (ГОСТ Р 51141-98) к переходу на международные подходы (ГОСТ Р 7.0.8-2013) и цифровой трансформации терминосистемы в середине 2020-х годов (ГОСТ Р 7.0.8-2025). Основное направление этой эволюции – не только закрепление понятий, отраслевых политик и стандартов, но и интеграция в международную профессиональную среду. В XXI веке эта интеграция становится важной для экономического и управленческого сотрудничества России, а также для конкурентоспособности и национальной безопасности.

Дальнейшие исследования в этой области должны быть направлены на анализ практики применения новых терминов в организациях разных типов, на разработку методических рекомендаций по внедрению терминосистемы в корпоративные СЭД, а также на гармонизацию российской терминологии с международными стандартами ISO 30300 и ISO 15489.

Список литературы:

1. Суровцева Н.Г. К вопросу о содержании понятия «управление документами» // Вестник архивиста. – 2022. – № 4. – С. 1094–1106.
2. Кушнерук С.П., Тюрикова Н.А. Делопроизводство и архивное дело: развитие национальной отраслевой терминологии (на материале терминологических стандартов России) // Вестник Волгоградского государственного университета. Серия 2, Языкознание. – 2013. – № 2 (18). – С. 28–33.
3. Бондарь В.А. Эволюция терминологии в сфере управления документами в России в конце 1950-х – 2013 гг. : дис. … канд. ист. наук / Российский государственный гуманитарный университет. – Москва, 2015. – 230 с.
4. Белоус Е.С. Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией // Вестник Волгоградского государственного университета. – 2013. – № 2. – С. 96–101.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Москва : Издательство стандартов, 1998.
6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Москва : Стандартинформ, 2013.
7. Григорян А.А., Хуснутдинов А.А. Терминология современного делопроизводства и проблемы ее научного описания // Филологические науки. Вопросы теории и практики. – 2016. – № 4 (58). – С. 85–88.
8. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Москва : Стандартинформ, 2025.
9. Суровцева Н.Г. К вопросу о содержании понятия «управление документами» // Вестник архивиста. – 2022. – № 4. – С. 1094–1106.
10. Двоеносова Г.А. Проблемы актуализации терминологического стандарта по делопроизводству и архивному делу // Делопроизводство. – 2024. – № 2. – С. 40–49.