Статья опубликована в рамках: III Международной научно-практической конференции «Естественные и математические науки в современном мире» (Россия, г. Новосибирск, 04 марта 2013 г.)
Наука: Информационные технологии
Секция: Системный анализ, управление и обработка информации
Скачать книгу(-и): Сборник статей конференции
- Условия публикаций
- Все статьи конференции
дипломов
ПОДДЕРЖКА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПОК ПРЕДПРИЯТИЯ
Туркина Наталья Рудольфовна
доцент, канд. техн. наук, доцент СПГУТД,
г. Санкт-Петербург
E-mail: tourkinat@mail.ru
Денмухаметов Ильгиз Ильдарович
студент кафедры прикладной информатики СПГУТД,
г. Санкт-Петербург
E-mail: mister-den@mail.ru
Современное предприятие для успешного функционирования в условиях жесткой конкурентной борьбы должно быстро адаптироваться к изменившимся требованиям рынка. Это обстоятельство повышает роль анализа деятельности предприятия и особенно его систем управления.
Для формализации структуры процесса управления внутренними нормативными документами рассматривалась деятельность нескольких предприятий, предоставляющих услуги обслуживания электротехнического оборудования. Для обеспечения надлежащего уровня качества услуг, соответствующего запросам и ожиданиям заказчиков, были сформулированы единые требования к оформлению и обработке внутренних документов предприятий.
В результате анализа документооборота рассматриваемых предприятий было установлено, что управляемые условия для внутренних нормативных документов создаются посредством осуществления следующей последовательности действий: разработка проектов документов; согласование проектов документов с заинтересованными лицами; утверждение (признание законной силы) документов; введение документов в действие; определение подлинников, контрольных и учтенных экземпляров документов; идентификация, регистрация и хранение документов; передача учтенных экземпляров документов пользователям; ознакомление пользователей с документами; периодическая проверка документов; разработка, идентификация, согласование, утверждение, регистрация и внесение изменений в документы; отмена, изъятие учтенных экземпляров отмененных документов и уничтожение документов.
Был разработан порядок управления внутренними документами предприятия, схема которого представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Порядок управления внутренними нормативными документами
Разработанный порядок управления внутренними нормативными документами может распространяться на различные виды документов и стандартов предприятия, методические инструкции. При более детальном анализе деятельности указанных предприятий нами были определены следующие этапы работ по закупке товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Подготовка к размещению заказа начинается переговорами с выбранным поставщиком. В ходе переговоров выясняется принятая поставщиком форма приёма заказа, уточняется цена ТМЦ, условия, срок и форма оплаты, форма и срок поставки, способы и возможности контроля выполнения заказа. В ходе переговоров необходимо обеспечивать наличие скидок и заказ ТМЦ для поставок в будущем.
Заказ на поставку ТМЦ должен производиться только в письменной форме. Рассылка заказов на поставку производится по электронной почте или средствами факсимильной связи. Заполненный бланк заказа передается поставщику при помощи факсимильной связи или электронной почты. Этап размещения заказа завершается контролем получения и размещения заказа у поставщиков.
В зависимости от договоренности об условиях, сроках и формах оплаты ТМЦ, производится процедура оплаты заказа.
Контроль выполнения заказа производится путем получения информации от поставщика о степени готовности ТМЦ, его местоположения (при доставке ТМЦ на склад поставщика или компании).
Проверка закупленной продукции на соответствие установленным требованиям может проводиться у поставщика или на складе компании. Во время получения продукции необходимо проверить опись прилагаемых документов, комплектацию, сверить номера изделий и блоков, сертификаты, эксплуатационную документацию, тару и упаковку, консервацию, пломбирование, транспортировку.
По результатам идентификации ТМЦ на складе компании может возникнуть необходимость проведения претензионной (рекламационной) работы.
На основании акта приемки поставленных ТМЦ или рекламационного акта, составленного в ТО на основании акта несоответствия, менеджер, проводивший закупку данных ТМЦ, оформляет претензионное письмо (в свободной форме на бланке компании, с приложением акта).
Результатом претензионной (рекламационной) работы является, в зависимости от обнаруженных несоответствий:
·допоставка недостающих ТМЦ;
·замена неисправных или несоответствующих заказу ТМЦ.
Весь вышеперечисленный порядок работ для производства процесса закупки ТМЦ на предприятии представлен на рисунке 2:
Рисунок 2. Порядок управления закупками на предприятии
В дальнейшем данный алгоритм предполагается использовать для создания схемы потоков информации (данных) между элементами системы управления, построения ее информационной модели и, наконец, разработки информационной системы, поддерживающей эффективное управление деятельностью предприятия.
дипломов
Оставить комментарий