АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ

ANALYSIS AND EVALUATION OF THE USE OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN RUSSIA

Galina Ardasheva

Senior Researcher, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Economics, Management and Law, branch of the Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education "Udmurt State University" in Votkinsk,

Russia, Votkinsk

Yulya Vahrusheva

student of the direction "State and municipal administration" 1st year, branch of the federal state budget educational institution of higher education «Udmurt State University» in Votkinsk,

Russia, Votkinsk

АННТОТАЦИЯ

Цель статьи заключается в рассмотрении особенностей электронного документооборота, его отрицательных и положительных сторон и эффективности в условиях нынешнего развития технологий. Выделяются наиболее актуальные проблемы электронного документооборота, факторы его развития. Работа предназначена для студентов, аспирантов и всех тех, кто интересуется электронным документооборотом.

ABSTRACT

The purpose of the article is to consider the features of electronic document management, its negative and positive aspects and efficiency in the current technology development. The most urgent problems of electronic document management, factors of its development are highlighted. The work is intended for students, postgraduates and all those who are interested in electronic document management.

Ключевые слова: электронный документооборот, документопотоки, документ, СЭД.

Keywords: electronic document management, document flows, document, EDM system.

Одним из основных процессов в делопроизводстве является документооборот. Документооборот – это движение документов на предприятии, в учреждении с момента получения или создания документа до завершения исполнения или отправки. Но в последнее время всё чаще можно услышать сочетание слов «электронный документооборот». Электронный документооборот - это перевод всех документов, используемых в процессе создания информации о деятельности организаций сектора государственного управления и публично - правовых образований в сфере управления, в электронный вид через систему формуляров и идентификация (аутентификация) пользователей в информационных системах, а также обеспечение их интерактивного взаимодействия [1].

Впервые электронный документооборот появился в 80-ые годы XX века. В то время данные программы создавались исключительно специалистами в организациях, которые в этом нуждались. Функции электронного документооборота того времени были весьма скудными: ввод регистрационно-контрольных карточек, составление отчетов по документообороту, контроль входящих и исходящих документов. В 1990-ые годы системы электронного документооборота стали универсальными, что позволило предприятиям адаптировать их под необходимые им функции. Несмотря на то, что электронный документ появился ещё в 1980-ые годы, наибольшую популярность и развитие он получил в 2000-ые года. Благоприятная экономическая ситуация в стране позволяла развивать все отрасли экономики и создавала все необходимые условия для развития систем электронного документооборота их распространения.

Научно-технический прогресс помог заметно улучшить системы электронного документооборота. Сейчас функционал такой системы гораздо шире, он может выполнять функции нескольких работников и при этом затратит гораздо меньше времени. К функциям современного электронного документооборота относят:

• обработку входящих и исходящих документов, внутренний документооборот, контроль исполнения поручений;
• оформление и хранение личных дел сотрудников, составление графиков отпусков;
• передача документов в архив
• поддержка удалённой и совместной работы с документами;
• обеспечивание конфиденциальность информации.

Электронный документооборот является двойственным явлением. С одной стороны, он позволяет чётко проследить за движением документа и в случае чего выявить неполадки. Также электронный документооборот позволяет отправлять все необходимые документы с любого устройства и в любое время, если на устройстве есть доступ к электронной печати. Кроме того, ЭДО (электронный документооборот) значительно экономит время. Организация, обмениваясь документами с другими организациями, находящимися на довольно больших расстояниях, может отправить документ и получить ответ всего за несколько минут, не выжидая специальное лицо, представляющее другую фирму. Ещё одним положительным свойством Электронного документооборота является снижение расходов на печать. Используя систему электронного документооборота, компании могут сэкономить на покупке бумаги, оргтехники, почтовой пересылке и хранении документов. Некоторые компании и вовсе отказываются от бумажного документооборота.

С другой стороны, при сокращении расходов на печать вырастут расходы на электроэнергию, будут траты на обучение персонала необходимым навыкам для обращения с системами электронного документооборота. Также любая программа, даже самая надёжная, может дать сбой, что приведёт к торможению всего процесса документооборота. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, создавая новые программы и улучшая качество прежних систем, однако не все проблемы ещё решены.

Одной из самых значимых проблем является регулировка электронного документооборота. На сегодняшний день электронный документооборот не регулируется одним определённым законом. Его регулирование происходит за счёт нормативно-правовых актов, регулирующих области, непосредственно связанные с ним:

1.Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Он регулирует отношения, связанные с электронной подписью, благодаря которой электронный документ может обладать юридической силой [5].

2.Статья 22.1 "Трудового кодекса Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 04.11.2022). Она содержит информацию о документообороте в сфере трудовых отношений [4].

3.Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149- ФЗ (последняя редакция). Он содержит принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации [6].

Другой проблемой является нехватка специалистов. Постоянно развивающиеся технологии развивают документооборот, а также требуют специалистов. Но чаще всего, вместо набора новых сотрудников, предприятия обучают новым навыкам работников компании, тем самым увеличивая нагрузку сотрудников. 

На наш взгляд, для решения этой проблемы необходимо создавать курсы для обучения работы с СЭД (система электронного документооборота), но при этом отправлять на данные курсы сотрудников, чья специальность связана с данной областью или интересна им. Также можно создать отдельную должность, в полномочия которой будет входить вся работа, связанная с системами электронного документооборота.  Кроме того, некоторые лица не доверяют электронному документообороту, считая бумажный вариант эффективней и надёжней.

Чтобы решить эту проблему, нужно суметь найти персональный подход к каждому сотруднику. Возможно, необходимо вводить электронный документооборот постепенно, чтобы люди могли привыкнуть к изменениям, а также найти сторонников данной идеи, которые смогут поддержать и помочь другим лицам в обращении с СЭД.

Однако статистика говорит о том, что электронный документооборот с каждым годом набирает свое популярность. 

Рисунок 1. Объём российского рынка СЭД в 2012-2020 годах [3]

Рассмотрим и проанализируем динамику изменения объема систем электронного документа оборота на российском рынке за период с 2012 по 2020 годы, представленную на рисунке 1.

Согласно данным сайта Tadviser в 2012 году рынок СЭД составил объём 25,6 млрд рублей, а к 2014 он увеличился на 34% и составил 34,4 млрд рублей. В 2016 году объём равнялся 41,6 млрд рублей, но к 2018 он составлял 48,5 млрд рублей. Это означает, что объём увеличился на 16%. За следующие два года объём повысился ещё на 18% и в 2020 году объём равнялся 57, 6 млрд рублей.

По итогам за период с 2012 по 2020 год объём российского рынка СЭД увеличился на 125%.

Генеральный директор компании WSS-Consuiting также отметил, что рынок систем электронного документооборота растёт. В 2020 году он поднялся на 10%, а в 2021 году ожидался подъём в 10-20 % [3].

Исследователи отметили, что на рост спроса на системы электронного документооборота повлияло несколько основных факторов:

1. Пандемия и «удалёнка».

Начало пандемии коронавируса заставило предпринимателей и руководителей организаций в максимально сжатые сроки создать благоприятные условия для работников всех отраслей. Многие организации перешли на удалённый режим работы, позволяющий населению продолжать работу, но при этом также соблюдать карантин. В этот период было создано множество систем, позволяющих работать в удалённом режиме.

2. Цифровые технологии.

Сегодня мир постоянно развивается. В результате научно-технического прогресса создаются множество новых оборудований, которые применяются человеком во всех сферах его жизни. Это не только значительно облегчает человеку работу, но и экономит время и увеличивает эффективность.

3. Инициативы государства.

В 2018 году в стране стартовали новые масштабные проекты «Национальные проекты России». Одним из таких проектов является «Цифровая экономика». Согласно данному проекту, государство будет развивать цифровые технологии, используя отечественные открытия и разработки [2]. Также будет развиваться искусственный интеллект, который в будущем будет вот всем помогать человеку. Другой инициативой данного проекта является информационная безопасность. Это позволит защитить личные данные граждан, а также является ещё одним фактором для использования электронного документооборота. Другим проектом, для которого также важен развитый электронный документооборот, является проект «Международная кооперация и экспорт». Правительство планирует создать дополнительные условия для развития отечественных производителей, чтобы потом они могли выйти на международный рынок [2]. Но экспорт товара невозможен без партнёрства с организациями по всему миру. Для более эффективного сотрудничества необходим качественный электронный документооборот.

Таким образом, электронный документооборот – это важная составляющая делопроизводственных процессов. В современном быстроразвивающемся мире он позволяет эффективно работать с документами, принося и физическим и юридическим лицам максимальную прибыль.

Список литературы:

1. Кабашов С.Ю Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения.//Межведомственный и внутренний электронный документооборот – 2021 – с. 234
2. Национальные проекты России[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://национальныепроекты.рф/ (дата обращения 12.12.2022)
3. СЭД (Рынок России) // TAdviser [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.tadviser.ru/a/53815 (дата обращения: 10.12.2022).
4. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 04.11.2022) / [Электронный ресурс] // Консультант плюс: [сайт]. — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 12.12.2022).
5. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] // Консультант плюс: [сайт]. — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 12.12.2022).
6. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] // Консультант плюс: [сайт]. — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 12.12.2022).