КАЧЕСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

АННОТАЦИЯ

Управление информацией в рамках различных корпораций является довольно актуальной темой среди всех IT-подразделений. Для организованной и эффективной работы фирмы необходимо правильно управлять информацией при внедрении новых решений. Для написания данной статьи был выбран обзорный метод. Результатом работы будет изучение качественного подхода к управлению информацией, который позволит получить максимальный эффект от её использования. Для качественного применения информационных данных в корпоративных целях нужно определить информацию, разложить её на составляющие и настроить взаимодействие в работе так, чтобы данные поступали в систему, хранились в ней, оперативно использовались и обрабатывались.

Ключевые слова: информация; данные; управление, эффективность, подход.

В условиях стремительного развития технологий и увеличения объемов информации, с которой сталкиваются организации и отдельные люди, эффективное управление сведениями становится одной из ключевых задач. Умение правильно собирать, обрабатывать, хранить и использовать информационные материалы позволяет не только повысить продуктивность работы, но и принимать более обоснованные решения.

В данной статье мы рассмотрим основные аспекты управления информацией, их значение, инструменты управления, а также определим эффективный подход к управлению информацией.

Если говорить о первичном потоке единиц, с которыми каждый день сталкиваются и работают люди – это данные. Данными по своей сути является всё, что человек может воспринимать своими основными чувствами. Однако не все данные будут для человека информацией. Чтобы они смогли стать информацией, человек должен четко понимать и осознавать, какие данные ему нужно использовать для решения своих повседневных задач. Поэтому информация всегда является для человека набором только тех данных, которые он осознает [2].

В контексте повседневной жизни человек всегда автоматически обрабатывает нужные для него сведения, преобразуя их в информацию. Если за окном снег, человек понимает, что ему нужно тепло одеться, так как на улице холодно. Если человек видит красный цвет на светофоре, он понимает, что ему нужно ждать, так как сейчас в любой момент времени может проехать автомобиль. В контексте организации общий смысл этой цепочки остался прежний, однако речь идет о более глубокой работу с данными. Восприятие данных зачастую зависит от того, как сведения поступают в сознание человека.

Управление информацией – это процесс сбора, хранения, обработки и распространения данных с целью их эффективного использования. Он включает в себя как организационные аспекты (например, создание систем хранения данных), так и технологические (например, использование программного обеспечения для обработки информации) [4].

Эффективное управление информацией позволяет: увеличить скорость доступа к необходимым данным, снизить вероятность ошибок при обработке информации, оптимизировать рабочие процессы и улучшить качество принимаемых решений. Для управления информацией зачастую используют 3 стандартных принципа.

Организация информации. Важно создать систему хранения информации, которая будет удобной и доступной для пользователей. Это может быть как физическая система (например, папки с документами), так и цифровая (например, облачные хранилища).

Приоритезация информации. Не менее важным принципом является умение расставлять приоритеты среди имеющихся сведений. Не вся информация имеет одинаковую ценность; поэтому важно уметь выделять наиболее значимую информацию для принятия решений.

Анализ информации. Позволяет выявлять тенденции и делать выводы для дальнейших действий. Это может включать в себя еженедельные или ежемесячные обзоры выполненных задач и достигнутых результатов.

Вышеприведенные фундаментальные принципы позволяют первично управлять информацией, чтобы была возможность контролировать её движение, отслеживать её и использовать [5]. Но самым главным остается вопрос: «Как эффективно управлять информацией, чтобы реализовать всё преимущество от внедряемых решений?»

Профессор Михаел Клотц предлагает универсальный подход, который при правильно определённых вводных параметрах позволяет достичь максимальной эффективности в работе с информацией. Чтобы правильно понимать информацию в нужном для нас контексте, нужно спуститься на уровень глубже, к тем единицам, которые её формируют – это данные. Данные могут принимать разные значения, являться числами, буквами, словами, рисунками, звуками и т.д. Чтобы максимально эффективно воспринимать информацию, нужно использовать те способы обработки данных, которые соответствуют самой информационной структуре.

Помимо этого, нужно четко понимать, какие данные для какого человека должны становиться информацией, чтобы выстроить эффективную цепочку ее обработки между определённым количеством людей. Например: существует компания, которая занимается инвестициями в различные ценные бумаги.

Сотрудники ежедневно обрабатывают множество данных. Чтобы понять, какие сегодня акции выросли, или упали нужно просмотреть все графики и изменения цен на всех котировках. Но всё это нужно лишь для того, чтобы можно было принять итоговое решение. Поэтому для каждого сотрудника компании нужно четко определить, с какими данными он работает и настроить работу фирмы таким образом, чтобы другие сведения, которые человеку для работы не нужны, никак не взаимодействовали с ним [3, c. 1–13].

Самым эффективным решением будет делегирование работы между сотрудниками, чтобы информация обрабатывалась от самого нижнего уровня, до самого верхнего и при этом в максимально быстрые сроки и с минимальной погрешностью в анализе. Младший специалист должен проанализировать графики, выбрать те, которые начали свой рост на определенное количество пунктов, провести выгрузку всех данных и структурировать их по заранее заданной структуре (например: последняя цена покупки, изменение цены за последние сутки, объем проданных бумаг). Данные в четком формате, с самыми необходимыми показателями попадают к вышестоящему сотруднику, а именно специалисту по работе с ценными бумагами, который может без внешних материалов четко определить, какие бумаги потенциально могут быть использованы, а какие нет. Ему не приходится тратить время на сортировку всех бумаг, которые есть, не приходится выбирать из всех показателей только нужные, он сразу видит данные в том виде, в котором он может максимально быстро их обработать. Далее он составляет краткий отчет, какая потенциальная прибыль может быть, при каком вложении средств, и подготавливает отчет для вышестоящего сотрудника.

Вышестоящий сотрудник, он же руководитель отдела по ценным бумагам, получает на руки только те данные, которые помогут принять ему управленческое решение с точки зрения экономической эффективности для фирмы. Далее из этих бумаг он готовит полноценный отчет для вышестоящего руководства (дирекции или совета директоров) и они принимают окончательное решение: какие документы нужно использовать.

Таким образом, на реализацию попадают только те ценные бумаги, которые одобрены всеми сотрудниками, однако при этом на каждом этапе для принятия решения использовались только те данные, которые были необходимы конкретному лицу [1].

Такой подход к эффективному управлению информацией позволяет всегда оптимизировать работу фирмы на практически любом этапе и в любой её части. В заключение целесообразно отметить, что правильное восприятие данных позволяет понять, как они должны работать и взаимодействовать между собой и между людьми, поскольку сами по себе данные, как бы они не были тесно взаимосвязаны, в конченом итоге должны быть предоставлены человеку для принятия тех или иных решений. Чтобы настроить работу, всегда нужно понимать, какой человек и с какими сведениями будет работать.

Список литературы:

1. Алдерс Р., Хинд П. Руководство по выживанию ИТ-менеджера [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://translated.turbopages.org/proxy_u/en-ru.ru.73783f0d-68127fd2-0054392e-74722d776562/https/www.overdrive.com/media/26782/the-it-managers-survival-guide (дата обращения 23.04.25)
2. Герасимов Б.Н. Формирование структуры процесса управления информацией организации // Экономика и бизнес: теория и практика: Экономика и бизнес. 2017. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/formirovanie-struktury-protsessa-upravleniya-informatsiey-organizatsii/viewer  (дата обращения: 22.04.25)
3. Клотц М. Управление персональной информацией – Основы эффективное использование информации // EconStor. (08.2024) – C.1-13. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.econstor.eu/handle/10419/300878/ (дата обращения 22.04.25)
4. Информационные технологии, кибербезопасность, искусственный интеллект // Эффективное управление данными (06.2024). [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://newsletter.radensa.ru/archives/6865 (дата обращения 22.04.25)
5. Смирнов Д. Управление информацией в жизненном цикле актива 16.04.2024. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://bim-info.ru/articles/upravlenie-informatsiey-v-zhiznennom-tsikle-aktiva/ (дата обращения 22.04.25)