АНАЛИЗ ПРЕИМУЩЕСТВ ОТ ВНЕДРЕНИЯ АИС СОГЛАСОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ ДЛЯ СТРОИТЕЛЬНЫХ КОМПАНИЙ

В процессе развития каждое предприятие неизбежно сталкивается с различного рода проблемами. Одна из них – это проблема контроля [3]. Рост количества сделок, обязательств, документации и сотрудников приводит к затруднению руководства контролировать каждую операцию, что способно порождать крупные, хотя и не сразу заметные, издержки.

Решений у подобной проблемы может быть несколько [1]: наем дополнительного менеджера проектов, реорганизация организационной структуры предприятия, ввод системы штрафов и т.д. Однако, существует еще одно, популярное в последнее годы, решение – внедрение автоматизированной информационной системы (АИС), которая способна принять на себя часть функций контроля.

В качестве примера для рассмотрения процесса согласования и контроля исполнения договоров выбрано предприятие, оказывающее услуги проектирования, строительства и монтажа наружных и внутренних систем газоснабжения на территории Калининградской области. Главным направлением деятельности является газификация объектов природным газом. Услуги оказываются как частным, так и юридическим лицам. В штате компании более 40 специалистов, таких как сметчики, проектировщики, инженеры, прорабы, менеджеры по подбору и продаже оборудования.  Предприятие имеет филиал в одном из городов калининградской области.

Специфика оказываемых услуг требует соблюдения множества регламентированных правил, стандартов и норм, а также подразумевает множество видов работ к выполнению. Проблема контроля является очень серьезной для рассматриваемой сферы в первую очередь из-за того, что она приводит к задержкам сроков исполнения договоров [3]. В свою очередь, задержки порождают серьезные проблемы для бизнеса в целом. Например, потерю реальных денег в результате выплат неустоек за срыв сроков или потерю репутации из-за роста количества недовольных клиентов. Поэтому метрикой для оценки преимущества от внедрения АИС может выступать степень влияния АИС на снижение задержек сроков исполнения договоров.

Какая ситуация сложилась на рассматриваемом предприятии на момент принятия решения о внедрении АИС?

За ходом исполнения всех работ по договорам в ручном режиме следит один человек – руководитель. Он получает информацию от сотрудников посредством электронной почты, из телефонных звонков или в устной форме при личной встрече. Подобные виды передачи информации систематически нигде не фиксируются, несмотря на попытки руководителя вести учет поставленных и выполненных задач в excel-таблицах. Кроме того, временные коридоры между фактическим выполнением работы и отчетом перед руководителем могут составлять некоторые часы, а то и дни. Таким образом порождаются разные нежелательные исходы, влияющие на качество оказываемых услуг, срок их исполнения, неустойки по договорам и тому подобное, то есть бизнес теряет деньги, потенциальных клиентов или репутацию. 

Пример проблемной ситуации №1. Руководитель получил информацию о выполнении очередного этапа работ на объекте с задержкой в один день. Причин возникновения подобной ситуации может быть множество: руководитель с задержкой прочитал письмо с отчетом, сотрудник не дозвонился до руководителя, забыл позвонить или специально протянул время. Последствия также могут быть различные, например, руководитель с задержкой передал в работу задачи следующего этапа работ. Если подобная ситуация появляется систематически в рамках одного договора, то количество дней задержки по проекту увеличивается, проходят сроки разрешений на проведение специфичных видов работ от контролирующих органов, что порождает за собой еще большее увеличение задержек и дополнительную работу, так как разрешение нужно получать заново. Все это влияет на недовольство клиентов, а, следовательно, и репутацию.

Пример проблемной ситуации №2. Исполнители с задержкой получили поставленную задачу. Причины и результат схожи с причинами из первой проблемы. Исполнитель не проверил почту, пропустил звонок или попросту забыл про поставленную задачу. Чаще всего такие ситуации возникают с мелкими и малозначимыми задачами. Отсюда все те же задержки по проекту в целом, неустойки за срыв сроков работ по графику и т.п.

Пример проблемной ситуации №3. Задача не выполнена в срок или выполнена с ошибками. В этом случае руководителю приходится поднимать документацию, искать ответственного за выполнение работ по плану, искать фактического исполнителя, так как он мог измениться в ходе выполнения работ, узнавать фактические сроки выполнения, сверять их с планом и т.д. На это также уходит время.

АИС согласования и контроля исполнения договоров – это автоматизированная система, предназначенная для автоматизации, учета и анализа процессов согласования, оформления и контроля исполнения обязательств при выполнении работ, оказании услуг, поставки оборудования и материалов сторонними организациями. Используя систему подобную систему, компания получает актуальную и непротиворечивую информацию о состоянии и ходе выполнения договоров в режиме реального времени [2].

Чем может помочь АИС?

Во-первых, так как система автоматизированная, она снимает большую часть работы с руководителя, а, следовательно, уменьшает человеческий фактор, приводящий к задержкам. Все задачи к выполнению моментально без промежуточного участия руководителя передаются от исполнителя к исполнителю. Руководитель всегда видит сводный отчет о продвижении работ по договору. И только в случае реальных задержек от него требуются какие-либо действия.

Во-вторых, при использовании АИС полностью исключаются такие причины срыва сроков, как «забыл», «не увидел», «не дозвонился», так как из работающего процесса убирается промежуточное звено в виде руководителя, а у исполнителей всегда перед глазами есть общий список задач к выполнению с детализацией по срокам.

В-третьих, АИС позволяет руководителю всегда быть в курсе реального положения дел по проекту, моментально находить узкие места, в которых происходит торможение и ответственных за них. Для этого АИС фиксирует все изменения в выданных задачах, такие как плановый и фактический сроки исполнения, возможного и фактического исполнителя, позволяет динамично изменять сроки на отведенные задачи и рассчитывать возможные общие отклонения от графика.

Исходя из приведенной аргументации можно сделать вывод о пользе внедрения АИС согласования и контроля исполнения договоров.

Во-первых, она автоматизирует большую часть работы руководителя, сводя к минимуму человеческий фактор. Во-вторых, она полностью исключает такие причины срыва сроков как «забыл», «не увидел», «не дозвонился» со стороны исполнителей. В-третьих, она позволяет руководителю всегда быть в курсе реального положения дел по проекту, моментально находить узкие места, в которых происходит торможение и ответственных за них. Все эти факторы позволяют снизить количество задержек сроков исполнения договоров.

Грамотно настроенная АИС согласования и контроля исполнения договоров способна не только сократить количество проблем контроля процесса исполнения договоров, но и снять нагрузку с руководителя и его подчиненных, так как после ее внедрения часть работы, которую сотрудникам приходится проделывать ежедневно, будет осуществляться автоматически и снизит риск возникновения ошибок и недоработок, что в конечном итоге снизит процент недовольств от клиентов.

Список литературы:

1. Жигун Л.А. Менеджмент: современные основы организации контроля на предприятии / Л.А. Жигун – Ростов на Дону: Феникс, 2007. – 469 с.
2. Официальный сайт компании Инфоэнерго, разработчика ИС «контроль исполнения договорных обязательств» (ИС КИДО) [Электронный ресурс], URL: https://www.infoenergo.ru/products/iskido/ (Дата обращения 02.04.2021)
3. Удалов Ф.Е Основы менеджмента: Учебное пособие. / Ф.Е. Удалов, О.Ф. Алёхина, О.С. Гапонова – Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2013. – 363 с.