ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ: ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ УДАЛЕННЫМИ ПРОЕКТАМИ

Организации находятся в постоянном развитии и регулярно нанимают сотрудников. В процессе глобализации организационный рост порождает проблему нехватки мест для сотрудников в офисных помещениях. Чтобы бороться с этими трудностями и стать более конкурентоспособными, организации стремятся найти новые способы для оптимизации своих бизнес-процессов. Современные технологии были выбраны основным фактором для поддержки массового виртуального сотрудничества, который продемонстрировал потенциал как для развития науки, так и для превращения виртуальности в стратегическое преимущество. Поэтому организации начали искать новые возможности в виде удаленной работы, которая позволяет им быть географически неограниченными. Исходя из текущей ситуации с пандемией COVID-19, в настоящее время почти каждая организация должна полагаться на удаленные команды для поддержания деловой активности. Данная статья описывает отличительные характеристики и цели проектного управления, а также показывает преимущества и способы эффективного управления проектами в удаленном формате на примере современной компании.

Проектный менеджмент – сравнительно новая концепция в области управления, которая появилась вследствие обострения конкурентной борьбы и необходимости рационализации использования имеющиеся ресурсы. Чтобы опередить конкурентов, организации вынуждены разрабатывать комплексные продукты в очень сжатые сроки. Для решения этой задачи наиболее эффективным решением является проектное управление, которое становится популярнее. Управление проектами стало признанной мировым сообществом концепцией внедрения новых продуктов и технологий. Значительно увеличилась прибыль организаций, использующих данный подход в управлении. Ключевой единицей в данном подходе является сам «проект». Проект - временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Важный момент, на который стоит обратить внимание, это «временное предприятие», которое означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты.

Общую цель проекта называют миссией (предназначением). Проект имеет следующие основные признаки:

• признак изменений (перевод из существующего в желаемое состояние);
• признак ограниченной конечной цели;
• признак ограниченной продолжительности;
• признак ограниченности бюджета;
• признак ограниченности требуемых ресурсов;
• признак новизны для предприятия;
• признак «комплексности»;
• признак правового и организационного обеспечения.

Также проект имеет характеристики:

• имеется цель;
• проект управляется людьми;
• для выполнения необходимы ресурсы;
• проекты планируются, контролируются и регулируются.

Проектам, связанных с разработкой программного обеспечения, присущи уникальность, сложность решаемых задач и наличие неопределенности. С точки зрения проектного управления наиболее предпочтительной представляется классификация, выделяющая виды проектов:

• терминальный проект обладает конечной целью;
• развивающийся проект не имеет однозначной цели, ограничен по содержанию, но не ограничен во времени;
• мультипроект имеет четкие цели на момент инициации каждого проекта, неограничен во времени;
• открытый проект не имеет конечной цели и не ограничен по содержанию.

Управление проектами является системным процессом, включающий комплекс элементов, объединенных по однородности функций в компоненты. Знание элементов и компонентов, а также соответствующих подсистем позволяет выработать механизм управляющих воздействий в целях повышения эффективности проектного управления.

Целями проектного менеджмента являются:

• реализация и внедрение новых видов продукции/сервисов на основе современных технологий, которые дадут компании конкурентные преимущества на рынке;
• внедрение современных управленческих технологий, которые смогут повысить эффективность деятельности руководства;
• уменьшение расходов на управленческий аппарат за счет сокращения численности;
• привлечение инвестиций за счет внедрения перспективных решений;
• концентрация кадровых, научно-технических и производственных ресурсов,
• рациональная организация работы.

Проектный менеджмент и планирование – неотъемлемые составляющие удаленной работы. Согласно исследованию, которое провел FlexJobs, около 66% офисных сотрудников в США называют возможность работать удаленно обязательным требованием при выборе места работы. Крупнейшая российская компания интернет-рекрутмента HeadHunter также наблюдают рост спроса на удаленный формат работы и в странах СНГ. Причины разные, но самая распространенная — соискатели хотят тратить время на работу, а не на дорогу. В топ-10 самых счастливых стран мира по докладу ООН, дорога от дома до офиса занимает не более 40 минут. Во многих городах миллионниках невозможно добраться на работу за такой период из-за дальности проживания и загруженных автодорог в час пик. Переводя работников на удаленный формат с гибким графиком работы, работодатели сокращают непроизводственные расходы – корпоративное питание, аренда офисов.

Многие удаленные рабочие места имеют гибкий график, работники могут начинать и заканчивать свой день по своему выбору. Такой контроль над рабочим графиком может быть очень важен, когда речь идет об удовлетворении потребностей личной жизни. Это может быть отправка детей в школу, выполнение каких-то поручений, занятий спортом по утрам и т.д. Эти задачи легче запланировать, если сотрудник работаете из дома. 60% топ-менеджеров подтверждают рост прибыли компании, что связано с повышением продуктивности работников.

Удаленная работа позволяет компаниям нанимать людей из разных социально-экономических, географических и культурных слоев. Это дает возможность нанимать в компанию лучших специалистов со всеми мира.

Удаленные работники более счастливые и лояльные сотрудники, отчасти потому, что работа на дому снижает стресс, дает больше времени для хобби и интересов.

В дополнение к личному здоровью и благополучию, отношения между коллегами и менеджерами могут быть более позитивными без отвлекающих факторов, которые присутствуют в офисе. По данным Global Workplace Analytics, 72% работодателей говорят, что удаленная работа оказывает большое влияние на удержание сотрудников у одного работодателя.

Основными элементами каждого проекта являются люди, занятые в нём. Зачастую они предопределяют, будет ли проект успешным или провальным. Поэтому подбор сотрудников в проектную команду на этапе распределения ресурсов проекта очень важен. Они являются движущей силой всего процесса. Успех или неудача определяются качеством и вовлеченностью сотрудников в поставленные задачи. Для достижения успеха проектная команда должна обладать определенными навыками и компетенциями для выполнения порученных задач.

Лучше всего, когда сотрудники представляют разные роли в команде. Это необходимо, когда группа должна достичь синергетического эффекта и успешно выполнить возложенную на неё задачу. Управляя командой в удаленном формате, необходимо учитывать пространственную рассредоточенность членов коллектива, замену прямой передачи информации электронными коммуникациями, различные часовые пояса, а также мультикультурную среду. Упомянутые выше аспекты приводят к тому, что к таким членам команды предъявляются еще более высокие требования, чем в случае традиционных команд.

В литературе представлены различные концепции командных ролей. Одной из наиболее часто упоминаемых является концепция Р. М. Белбина (2009). Автор трактует командную роль как характерную модель поведения члена команды, которая задает направление взаимодействия с другими, способствуя развитию команды в целом.

Он выделяет восемь командных ролей:

• Генератор идей;
• Исследователь ресурсов;
• Координатор;
• Мотиватор;
• Аналитик;
• Вдохновитель команды;
• Реализатор;
• Контролер;
• Специалист.

Несмотря на простоту, структура ролей, которую необходимо подобрать для команды, не является простой, и при подборе людей в команду необходимо обращать внимание сразу на множество факторов. Белбин рекомендует начинать с выбора того человека, который наиболее необходим для решения задачи, и который обладает полезным для задачи талантом, а затем подбирать менеджера, который сможет работать с ним и уже после этого осуществлять подбор остальных сотрудников, обладающих требуемыми навыками и ролями и способных дополнить навыки и роли первых двух участников.

Для эффективного управления команды в удаленном формате необходимо подобрать правильный набор инструментов, которые смогут упростить коммуникацию между членами проекта. Ниже описаны наиболее эффективные инструменты, которые используются в удаленной работе компании «Azoft».

Azoft — новосибирская IT-компания из более 100 сотрудников. С 2002 года реализовала более 1000 проектов: веб и мобильные приложения, сайты и корпоративные порталы, системы автоматизации бизнеса. Среди клиентов: «Спасибо от Сбербанка», «Электронный город», «СДЭК», «СКБ-Лаб», «EY», «TEDx», «Oriflame», «CyraCom», «Ezuza», «Effective Coverage», «Certificate Exchange» и многие другие. При разработке проектов активно внедряются искусственный интеллект и нейросети.

Для организации комфортной удаленной работы было решено передать оборудование компании сотрудникам для работы дома, у которых была такая необходимость. Сотрудники оставляли электронные заявки, и в течение трех дней оборудование доставлялось до места жительства сотрудника на транспорте компании.

Для поддержания коммуникация используется корпоративный мессенджер Slack: он позволяет команде оставаться на связи и предоставляет сотрудникам возможность задавать вопросы в режиме реального времени, а не ждать ответа по электронной почте. Командный мессенджер — полезный инструмент, но его необходимо использовать с умом. Работники быстро устают, разбирая почту и сообщения, и тратят на это много времени. Поэтому каналы в Slack проектируются так, чтобы на сортировку сообщений тратилось как можно меньше усилий.

Каналы в Slack удобно дробить по тематикам: тогда нет необходимости заходить в каждый из них, чтобы понять, о чем идет речь — тематика канала будет понятна из его названия (например, обсуждения, «баги», исследования, общение с заказчиком и т.д.)

Trello — это инструмент, который повышает производительность менеджеров и сотрудников в небольших проектах. Панель управления может содержать программный инструмент, используемые в проекте, а также запланированные часы каждого, страницу для контент-маркетинга и т.д. При разработке сервиса за основу взята японская система «Канбан», основной принцип которой «точно в срок». Самым большим плюсом является быстрая адаптация нового пользователя к интерфейсу, т.к. Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач занимает мало времени.

Более сложный сервис, Jira – один из наиболее универсальных инструментов управления проектами в сфере разработки программного обеспечения, маркетинга, HR-менеджмента. Этот сервис отлично подходит для корпоративного использования. Jira полезен для организации рабочего процесса, набора сотрудников, управления обновлениями политики компании, отслеживания собеседований с кандидатами и брендами, организации мероприятий.

Помимо прочего, Jira используется для отслеживания времени и ошибок, а также оценки навыков каждого сотрудника. Инструмент предлагает широкий спектр возможностей для любой команды. Тем не менее, существуют и минусы: из-за «раздутости» функционала, в нем легко потеряться, особенно неопытному пользователю, но похожие проблемы исчезают в процессе адаптации.

Самым частым явлением на удаленном формате работы являются видеозвонки. Компания «Azoft» – не исключение. Виртуальные командные встречи с помощью Zoom предоставили возможность держать постоянную связь между членами команды. Видеоконференции организуют 1 – 3 раза в неделю, чтобы обсудить возникшие проблемы в реализации проекта и их решения всей командой, а раз в месяц компания организовывает общий звонок на всех сотрудников с целью поделиться новостями и поприветствовать новых членов команд.

Распространенная практика для поддержания социальных связей – устраивать в пятницу вечером видеоконференции в Zoom на свободные темы. Поздравления с Днем Рождения тоже приобрели особую важность. Коллеги могут записывать поздравления для именинника.

В удаленном формате работы многие люди начинают скучать по живому общению друг с другом. Для решения данной проблемы компании устраивают тимбилдинги, конференции, где сотрудники могут узнать друг друга поближе и завести новые знакомства.

Интеграция сотрудников в онлайн формат — не совсем простая задача, но в то же время выполнимая. Главное — помнить, что правильно налаженная коммуникация, поддержка и своевременная реакция на запросы и вопросы сотрудников поможет им как можно быстрее адаптироваться к новой работе. Нельзя забывать о проведении неформальных встреч с членами команды, поддерживать коммуникацию друг с другом и общаться на разносторонние темы. Успех компании во многом зависит от комфорта сотрудников.

Список литературы:

1. Бизнес-планирование [Электронный ресурс]: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент» / В.З. Черняк [и др.]. — 4-е изд. — Электрон. текстовые данные. — М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2017. — 591 c. — 978-5-238-01812-6. — URL: http://www.iprbookshop.ru/71209.html
2. Либерзон, В. Управление проектами по стандартам PMI [Электронный ресурс]. – URL: http://www.spiderproject.com/ru/images/img/pdf/connect.pdf
3. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 2013, 5. Edition, PMI, Pennsylvania, с.264.
4. Thompson, B.Y. The Digital Nomad Lifestyle: (Remote)Work/Leisure Balance, Privilege, and Constructed Community. Int. J. Sociol. Leis. 2018, 2, с. 27–42.
5. Гибкий график хотят почти все сотрудники офисов. URL: https://grc.ua/article/12994 (дата обращения 23.03.21)
6. Удаленная работа в IT: как мы перешли на удаленку в Azoft. URL: https://vc.ru/azoft/176082-udalennaya-rabota-v-it-kak-my-pereshli-na-udalenku-v-azoft (дата обращения 30.03.21)
7. Удобная удаленка: почему работа вне офиса выгодна не только сотрудникам. URL: https://regus.vedomosti.ru/article2 (дата обращения 22.03.21)
8. Исследование FlexJobs. URL: https://www.fuze.com/workforce-futures (lfnf j,hfotybz 25.03.21)