АКТУАЛЬНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ КОМПАНИЕЙ

ACTUALITY OF THE INTRODUCTION OF THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE MANAGEMENT OF THE COMPANY

Anna Popova

student of the North Caucasus Federal University

Russia, Stavropol

АННОТАЦИЯ

В статье предлагается общий обзор системы электронного документооборота. Особое внимание уделяется достоинствам и недостаткам от внедрения системы в существующие бизнес-процессы организации. Обоснована и раскрыта актуальность внедрения системы электронного документооборота в управлении компанией.

ABSTRACT

The article offers an overview of the electronic document management system. Particular attention is paid to the advantages and disadvantages of implementing the system in the existing business processes of the organization. The urgency of the introduction of the electronic document management system in the management of the company is substantiated and disclosed.

Количество и объемы используемых в современном мире документов с каждым днем растут, в связи с чем возникает потребность в управлении бизнес-процессами с помощью упорядоченной документа­ции. С ростом компании увеличивается потребность в систематизации и хранении документов и тут возникает вопрос: использовать для хранения информации бумажные носители или перейти на систему электронного документооборота?

Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, форм информационного взаимодействия, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту [1].

С каждым днем все больше компаний стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота для того, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму трудозатраты на обработку бумажной документации, благодаря этому данная отрасль так активно развивается в последние годы.

Стремительные темпы развития компьютерных технологий лишь способствуют созданию новых систем электронного документооборота. Создание новых методов поиска, обработки, систематизации и хранения документов невозможны без использования средств современных компьютерных технологий.

Система управления электронным документооборотом (далее - СУЭД) служит основой для развертывания систем класса управления предприятием, систем управления продажами и других важных для современной организации информационных систем, поэтому от функцио­нирования СУЭД всех информационных систем организации, а значит и работа всей организации [2].

Основными преимуществами от внедрения системы электронного документооборота являются:

• регистрация документа в базе с присвоением ему учтенного номера экземпляра, позволяющая быстро и безошибочно находить его в системе;
• оперативная передача документа по системе, позволяющая одновременно выполнять несколько операций и экономить время на передачу документа;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• быстрый поиск документа, по ключевым словам, и выражениям;
• отслеживание документа, позволяющее следить за тем, кто именно в данный момент работает с документом;
• отсутствие потери документа, документ всегда можно восста­новить;
• увеличение производительности труда персонала;
• существенная экономия от хранения документов, стоимость архивного хранения электронных документов на порядок ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

При внедрении системы электронного документооборота приоб­ретаются как тактические, так и стратегические выгоды.

Тактические выгоды определяются следующими факторами:

• сокращением расходов при внедрении системы электронного документооборота, связанным с освобождением физического места для хранения документов;
• уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;
• снижением расходов на персонал, оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повы­шением эффективности работы предприятия или организации [3].

Возможность перехода к системе электронного документооборота может быть, как комплексной для всей организации в целом, так и частной для конкретного бизнес-процесса. Таким образом, систем электронного документооборота может быть столько, сколько существует видов деятельности внутри предприятия.

В зависимости от характера деятельности предприятия, можно выделить несколько видов электронного документооборота:

• производственный электронный документооборот;
• управленческий электронный документооборот;
• архивный электронный документооборот;
• кадровый электронный документооборот;
• бухгалтерский электронный документооборот;
• конфиденциальный электронный документооборот и др.

Несмотря на существенные достоинства работы электронного документооборота, прежде чем приступать к внедрению системы, необходимо учесть также и ее недостатки.

К ним можно отнести:

• финансовые затраты на приобретение системы;
• длительный процесс установки, наладки и перехода к системе электронного документооборота;
• обучение персонала работе в системе;
• обеспечение безопасности работы в системе, разграничение прав доступа между пользователями;
• при отсутствии системы электронного документооборота у фирм-партнеров, необходимо дублировать документы на бумажном носителе.

Однако несмотря на существующие недостатки, число компаний, которые переходят на электронный документооборот с каждым годом увеличивается, на сегодняшний день невозможно представить ни одну крупную компанию, которая не работала бы в системе электронного документооборота.

Внедрение системы процесс долгий и трудоемкий. Как правило он занимает несколько месяцев. Этот процесс зависит от ряда факторов, к которым можно отнести объем документационных процессов компании, ее финансовые, организационные и ресурсные возможности. Внедрение системы происходит по следующему алгоритму:

• создание рабочей группы, определение руководителя;
• определение целей и задач;
• проверка существующих документационных процессов;
• разработка технического задания;
• выбор системы электронного документооборота;
• заключение договора на внедрение системы электронного документооборота;
• предварительное испытание системы электронного документо­оборота;
• обучение персонала работе в системе;
• тестовое внедрение системы электронного документооборота;
• анализ результатов тестовой работы, исправление ошибок;
• полноценное внедрение системы электронного документо­оборота.

К ключевым целям внедрения системы электронного документо­оборота можно отнести:

• прозрачность процессов делопроизводства;
• автоматизация и оптимизация бизнес-процессов компании;
• создание единого электронного хранилища документов.

Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажнв этой области экспертов доминировать всё же будет использование электронных вариантов [4].

Список литературы:

1. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева – «ТЕРМИКА», 2016. – 440 с.
2. Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых инфор­мационных технологий / [Текст]: Е.Н. Филенко // – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
3. Электронный документооборот. Актуальность внедрения систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://cybernet.az/ru/products/58 (Дата обращения: 07.05.2018).
4. Электронная библиотека. Актуальность систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.vvc.ru/aktualnost-sistjem-eljektronnogo-dokumjentooborota.html (Дата обращения: 05.05.2018).