РАЗРАБОТКА ЕДИНОЙ МЕТОДИКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Бурилова Анастасия Владиславовна

бакалавр информационных систем, ФГБОУ ВПО «КнАГТУ», г. Комсомольск-на-Амуре

E-mail: stacy.kms@mail.ru

Для оценивания деятельности организации существует само­оценка деятельности, позволяющая определить эффективность и результативность работы организации, определить качество ее работы. На данный момент существует множество методик проведения самооценки организации, и с каждым годом их становится все больше. Однако пока не существует единой методики проведения самооценки организации, с помощью которой можно было бы исполь­зовать полученные по различным методикам данные для единого анализа. Необходимо создать такую методику, которая позволит объединить все эти существующие методики, найдет точки соприкосновения в них и позволит использовать полученные ранее данные для анализа, выявляющего динамику развития организации.

Для достижения поставленной цели необходимо будет выполнить следующие задачи:

·Ознакомиться с существующими методиками самооценки организации с целью поиска сходных черт.

·Выбрать методику самооценки, которая ляжет в основу создаваемой единой методики.

·Разработать алгоритм соотнесения методик самооценки с единой методикой для возможности использования данных.

·Разработать и реализовать проект информационной системы (далее ИС), позволяющей соотносить методики.

При проведении самооценки деятельности организации исполь­зуются методики, основанные на: европейских премиях по качеству; ГОСТ Р ИСО серии 9004; моделях премий Правительства Российской Федерации; премиях Деминга и другие [1].

Рассмотрим взаимосвязь методик, используя данные, полученные при проведении самооценок в ФГБОУ ВПО «КнАГТУ». В системе менеджмента качества КнАГТУ с 2007 по 2009 года самооценка проводилась по методике, разработанной специалистами Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ» [3; 4]. В данной методике выделено девять критериев: первые пять относятся к группе возможностей, последние четыре ― к группе результатов.

Для успешной деятельности ВУЗа критерии возможностей должны быть связаны с критериями результатов, то есть изменение действий, описанных в группе возможностей, должно приводить к изменению положения дел в группе результатов. Для оценки связи между подкритериями воспользуемся причинно-следственными отношениями, где причинами будут критерии раздела возможностей, а следствиями ― критерии результатов. Оценим их связь, используя парную регрессию линейного типа.

Также рассчитаем коэффициент корреляции, определяющий тесноту связи между критериями возможностей и результатов. Данный коэффициент изменяется в пределах от нуля до единицы, при этом, чем ближе значение к единице, тем прочнее (теснее) связь критерия возможности с критерием результата. Таким образом, проведя расчеты, составим таблицу, в которой отразим количество совпадения тех коэффициентов корреляции, которые позволяют достичь очень тесной и функциональной связи между критериями двух групп (таблица 1).

Таблица 1.

Частота совпадения коэффициентов корреляции выше 0,8

Из таблицы 1 видно, что в целом по университету взаимосвязь наблюдается между теми критериями, ячейки на пересечении которых выделены серым цветом. Однако функциональная связь наблюдается между критериями, оценки по которым равны «5». Также можно определить критерии, требующие улучшения ― те, ячейки на пересечении которых содержат значения «2» и ниже. Помимо определения проблемных областей деятельности, по таблице можно выявить взаимосвязь между улучшениями, например, улучшение значений показателей «Удовлетворенность сотрудников» может повлечь за собой улучшение значений показателей «Лидерство руководства».

Сравним деятельность СМК КнАГТУ с деятельностью СМК других университетов. Воспользуемся оценками участников конкурса «СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА ПОДГОТОВКИ выпускников образовательных учреждений профессионального образования» [5]. Данный конкурс проводится Рособрнадзором по методике, гармонизированной с моделью премии Правительства Российской Федерации.

В качестве сравнения с КнАГТУ были выбраны лауреаты и не лауреаты конкурса. Получившееся соотношение видно на рисунке 1.

Рисунок 1. Оценки участников конкурса

Отметим критерии, требующие улучшения, т. е. те, значения которых на диаграмме ниже, чем у вузов не лауреатов: критерий 1 «Лидерство руководства», критерий 7 «Удовлетворенность сотруд­ников», критерий 5 «Управление процессами», критерием 8 «Влияние университета на общество». Эти критерии также были отмечены проблемными при корреляционном анализе.

Использование оценок, полученных при проведении самооценки, основанной на различных методиках, возможно при приведении этих оценок к единому виду. Нововведение заключается в создании единой методики, позволяющей объединить в себе различные методики.

Возьмем модель премии Правительства Российской Федерации за основу создаваемой единой методики самооценки (далее ЕМ). Таким образом, получаем, что критерии ЕМ представляют собой пункты данной модели. Процесс слияния методик будет выглядеть подобным образом:

1.         Соотнести критерии методики текущей самооценки с критериями ЕМ.

2.         Оценки по критериям привести к единому виду.

3.         Сохранить новые данные в базе

4.         Проведение анализа в любой момент времени.

Для реализации данного процесса необходимо создание некой информационной системы (далее ИС), способной к обучению или к тесному взаимодействию с пользователем. Рассмотрим функции ИС:

·           Добавление методик самооценки.

·           Хранение данных.

·           Соотнесение методик самооценки.

·           Диалог с пользователем.

·           Анализ данных.

Опишем процесс проведения самооценки [2] с использованием ИС (рисунок 2).

Рисунок 2. Детализация процесса А 0 «Самооценка качества деятельности»

Рассмотрим первый из процессов (рисунок 3) ― процесс А 1. «Подготовка к проведению самооценки».

Рисунок 3. Процесс А 1 «Подготовка к проведению самооценки»

Он включает в себя пять подпроцессов:

1.Подпроцесс А 1.1. «Определение цели самооценки». На данном этапе определяется цель проведения самооценки, что позволит в дальнейшем более адекватно подобрать методику проведения.

2.Подпроцесс А 1.2. «Выбор методики самооценки». Из имеющихся методик выбирается одна, удовлетворяющая цели самооценки.

3.Подпроцесс А 1.3. «Определение респондентов». Исходя из цели самооценки, выбираются целевые группы, которые будут опрошены в ходе самооценки.

4.Подпроцесс А 1.4. «Подготовка методического и програм­много обеспечения». Существующее методическое и программное обеспечение сравнивается с требованиями, предъявляемыми в соответ­ствие с выбранной методикой. Если такой методики в базе данных нет, то она добавляется в нее в соответствие с требованиями и соотносится с ЕМ. Также обновляется база целевых групп. Далее, при необхо­димости, формируются анкетные формы в текстовом (бумажном) формате, либо в электронном.

5.Подпроцесс А 1.5. «Распределение ответственностей и полно­мочий». Между уполномоченными по качеству распределяются ответственности и полномочия. Также на данном этапе вырабаты­вается порядок проведения самооценки.

Рассмотрим процесс А 2 «Проведение самооценки» (рисунок 4).

Рисунок 4. Процесс А 2. «Проведение самооценки»

Он включает в себя три подпроцесса:

1.Подпроцесс А 2.1 «Рассылка материалов». На данном этапе сформированные анкетные бланки распространяются среди респондентов.

2.Подпроцесс А 2.2 «Заполнение форм». Здесь респонденты заполняется полученные анкетные бланки.

3.Подпроцесс А 2.3 «Сбор форм и внесение данных в базу». Заполненные анкетные бланки возвращаются в ОМК для обработки.

Рассмотрим процесс А3 «Анализ результатов самооценки» (рисунок 5).

Рисунок 5. Процесс А 3 «Анализ результатов самооценки»

Он включает в себя четыре подпроцесса:

1.Подпроцесс А 3.1. «Выбор вида анализа». Из доступных видов анализа выбирается один вид для более содержательного отображения необходимой информации для достижения цели самооценки.

2.Подпроцесс А 3.2. «Выбор критериев для анализа». Из метода самооценки выбираются те критерии, которые необходимо оценить, чтобы достигнуть цели самооценки.

3.Подпроцесс А3.3. «Проведение анализа». Основываясь на виде анализа и критериях анализа, рассчитываются численные значения БД для получения конкретных значений.

4.Подпроцесс А3.4. «Формирование отчетов и выводов». Формирование статистического отчета, основанного на результатах анализа. Формирование аналитического отчета на основе данных статистического отчета. Формирование выводов по результатам самооценки для выработки корректирующих мероприятий и рекомен­даций, а также для определения сильных и слабых сторон.

Представим схему информационной системы на рисунке 6.

Рисунок 6. Схема информационной системы

Информационная система включает в себя базу данных, которая содержит сведения о методиках, и результаты проведенных самооценок, интерфейс диалога с пользователем, а также следующие модули:

·модуль анализа предоставляет пользователю возможность сравнения результатов проведенных самооценок, построения отчетов на основе содержащихся данных в информационной системе;

·модуль соотнесения методик сравнивает методики по критериям и подкритериям с целью их сопоставления;

·модуль форм позволяет строить формы, необходимые для занесения данных в БД;

·модуль импорта-экспорта ― модуль загрузки информации в базу данных, а также выгрузки.

В процессе работы были проанализированы подходы к понятию самооценки, существующие методики проведения самооценки, их схожие черты. На основе связи методик была создана единая методика, позволяющая объединить в себя различные методики проведения самооценки. Также был разработан подход к использо­ванию данной методики и рассмотрена возможность создания инфор­мационной системы, позволяющей соотносить методики, собирать, хранить и обрабатывать данные полученные в ходе самооценки организации.

Список литературы:

1 Долятовский В.А. Исследование систем управления: Учебное-практическое пособие. / В.А. Долятовский, В.Н. Долятовская. ― М.: ИКЦ «МарТ», 2003 ― 256 с.

2 Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник. / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. ― М.: ИНФРА-М, 2008. ― 319 с.

3.Методические рекомендации по применению стандартов серии ГОСТ Р ИСО 9000-2001 в высших учебных заведениях. / Д.В. Пузаков [и др.]. ― СПб.: Издательство СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2003. ― 220 с.

4 Методический материал для самооценки СМК ― КнАГТУ. ― Комсомольск-на-Амуре: ГОУВПО «КнАГТУ», 2007. ― 58 с.

5.Разработка математического и программного обеспечения независимой системы оценивания деятельности ВУЗа для поддержки принятия управленческих решений: автореферат / Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС». C.А. Проничкин. ― М.: НИТУ «МИСиС», 2011. ― 25 с.