АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ

Толстенко Дарья Сергеевна

студентка, ВолгГТУ, г. Волгоград

E-mail: darya-tolstenko@yandex.ru

Трунина Валентина Федоровна

к. с. н., доцент «ЭУ», ВолгГТУ, г. Волгоград

E-mail: valentinafedorovna2011@ya.ru

В настоящее время информационные технологии и инфор­мационные системы достигли высокого уровня развития, в связи с этим большое количество предприятий используют автоматизированные средства, позволяющие более эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленную в процессе своей деятельности информацию. Теперь компаниям не достаточно предоставлять своим клиентам удобный сервис или широкий ассортимент. Не менее важными так же являются мобильность, прогрессивность, гибкость, высокие темпы работы. Это касается всех сторон деятельности, но приобретает особую актуальность, когда рассматривается складской учет на предприятии.

Работа всех без исключения фирм на рынке, связана с большим числом отчетной документации. Разнообразные бумаги сопровождают основные процессы на предприятии. Когда же идет речь о магазинах, супермаркетах и других торговых компаниях, в список необходимых документов включается и товарная номенклатура [2, c. 264]. Не учитывать значение каждой бумаги не имеет смысла. Все они предназначены систематизировать и упорядочить деятельность компании. Тем не менее, несмотря на такое важное назначение, невозможно оставить в стороне минусы подобной отчетности.

Первый, он и основной недостаток документации: огромное её количество, которое значительно тормозит темпы работы и увеличивает временные затраты на складской учет. Отгрузка и приемка товара, его размещение и контроль не могут осуществляться одновременно. Значения, указанные в номенклатурах и накладных должны тщательно проверяться во избежание ошибок и просчетов. Такой контроль делает складской учет более растянутым по времени. Конечно, подобная ситуация так же в некоторой мере связана и с ритмом деятельности персонала. Именно поэтому система управления складом должна учитывать и человеческий фактор.

Необходимо сказать о роли эффективного складского учета для работы предприятия. Выделим следующие преимущества эффективного складского учета [2, c. 285]:

· Способствует развитию бизнеса, что достигается за счет ускорения темпов выполнения основных операций;

· Предоставляет возможность регулирования и оперативного контроля процесса приемки, отгрузки и размещения продукции;

· Осуществляет контроль за движением оборотных средств предприятия, что помогает избежать недостач и потерь.

Складской учет на сегодняшний день предполагает рациональное, оптимизированное управление торговыми площадками, хранилищами и иными помещениями компании. Данная система предусматривает полную или частичную автоматизацию основных процессов (к основным относят: процесс приемки, отгрузки и размещения продукции) [1]. Внедрение программ сопровождается соответствующим техническим обеспечением. В данном случае речь идет о сканерах штрихкодирования, терминалах сбора данных, упаковочном оборудовании и других приборах, призванных увеличить результативность осуществления основных операций. Применение автоматизированной системы управления складом позволяет сокращать временные и финансовые затраты на обслуживание помещений. Складской учет осуществляется более планомерно и быстро.

Автоматизация производственных процессов осуществляется комплексно. Это означает, что к системе подключаются все подраз­деления предприятия. Сотрудники склада могут поддерживать связь с отделом продаж или с торговыми залами. Учет операций осуществляется в едином центре. Упорядоченность существенно упрощает контроль над деятельностью сотрудников и движением основных и оборотных средств.

Автоматизированные системы помогают так же адаптировать внешние и внутренние бизнес-процессы складского учета к динамике рынка в каждый момент времени. Таким образом, при осуществлении деятельности предприятие добивается той гибкости, которая не характерна для него в обычных условиях.

Актуальным является вопрос выбора программы складского учета среди большого количества ныне существующих программных продуктов [3]. Необходимо учитывать специфику деятельности и потребности каждого конкретного предприятия в отдельности. Попытаемся выделить подходы и критерии для выбора программы.

Программы складского учета практически невозможно сравнить, или же это займет много времени. Для того чтобы оценить все возможности программы, к примеру, по формированию отчетов и быстродействию, надо занести в базу данных несколько тысяч записей по отгрузке или приему товаров. Однако, поставляемые разработчиками демонстрационные версии не имеют такого количества записей, потому что требует много времени. А также информация занесена так, что не позволяет проверить все функции программы.

Если предприятие находится на стадии формирования, то для учета сырья и материалов можно обойтись калькулятором и записной книгой, однако при дальнейшем развитии возникает необходимость ведения учета на компьютере. Следовательно, необходимо приобрести программу складского учета. Если выбрать простую программу, то можно ошибиться (на вопросы о наличии товара она не сможет ответить). Более сложная складская программа быстро оправдывает свою стоимость.

Необходимо обратить внимание на оснащение программы справочной системой, достаточно ли полная она, есть ли в ней пояснительные схемы и рисунки. Очень удобно, если в комплекте с программой есть демонстрационные видеоролики, разъясняющие порядок выполнения операций в различных ситуациях.

Если же предприятие небольшое, то не нет необходимости покупать дорогостоящую программу складского учета, которая рассчитана для работы на крупном предприятии. Именно поэтому, для приобретения программы складского учета необходимо знать критерии, которым должна отвечать программа [3].

Основные моменты, на которые следует обратить внимание при выборе программы складского учета:

1.Оснащенность полной справочной системой. Это необходимо для быстрого освоения программы работниками. Наличие хорошей справочной системы указывает на серьезность подхода к своей деятель­ности фирмы-производителя программы, т.к. разра­ботка документации требует немалых затрат. Гораздо удобно пользоваться полной справочной системой, а не простым описанием в текстовом файле, это гораздо усложнит процесс при необходимости использования справочной информации во время работы программы.

2.Способность формировать отчеты. Одним из главных требований является получение в наглядном и понятном виде отчетов. Поэтому необходимо заранее определиться на какие вопросы должна уметь отвечать программа в соответствии со спецификой деятельности фирмы. Однако, сложно найти программу, которая сможет дать ответы на все вопросы, но возможно учесть данный факт при заказе программы.

3.Возможность удобного ввода данных в программу. Некоторые программы утроены так, что для указания наименования товара необходимо открыть форму или окно для выбора, значит, придется при необходимости ввести 150 наименований товара, открывать 150 раз форму. В других программах данная операция может потребовать открывать две формы, а, следовательно, процесс ввода будет занимать много времени, и информация будет содержать ошибки. Разработчики предлагают множество решений для быстрого ввода данных, одним из них является возможность создания списка, из которого можно будет выбирать необходимые.

4.Способность отражения программой реального состояния дел. Например, товары на складе могут быть бракованными, некондиционными и т. д. Также могут иметь и другие параметры (артикул). Если программа не иметь возможность вести учет таких состояний, то и ответов на вопросы, отчеты получить будет невозможно. На многих предприятиях необходимо, чтобы отчеты были как в ценах с НДС, так и без учета НДС, однако не все программы это делают. Не стоит требовать от программы решения всех ситуаций, достаточно чтобы она позволяла вводить примечания и пометки. Есть программы, предусматривающие учет каждой партии товара с присвоением кода или номера. На практике достаточно часто необходимо сделать отчет по партиям, а также это позволяет вести более строгий учет.

5.Возможность создания резервной копии базы данных. Все программы складского учета используют базы данных при работе, однако, при сбое питания и по другим техническим причинам есть вероятность повреждения данных. Данная функция облегчит восстановление утерянной информации.

Таким образом, можно выделить пять основных требований, которым должна отвечать хорошая складская программа:

1.Оснащенность полной справочной системой.   

2.Способность формировать отчеты.

3.Возможность удобного ввода данных в программу

4.Способность отражения программой реального состояния дел.

5.Возможность создания резервной копии базы данных.

Список литературы:

1.        Автоматизация складского учета: современный подход к управлению бизнесом [Электронный ресурс] // Бизнес-библиотека — Режим доступа: http://www.bizeducation.ru/library/log/wrhs/6/auto.htm/.

2.        Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н. Бухгалтерский учет /Е.П. Козлова. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 464 с.

3.        Обзор программ складского учета [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://sklad-prog.ru/obzor/o_ind.htm/.