ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ В ОРГАНАХ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА ПРИМЕРЕ АГЕНТСТВА ЗАГС КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

Документационный менеджмент – система управления документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Данная система представляет собой организационную базу, на основе и посредством которой должностными лицами и структурными подразделениями осуществляется повседневное управление документацией предприятия [3]. Правильная организация работы с документами и распределение обязанностей между сотрудниками обеспечивает более быстрое прохождение документов внутри организации, а также упрощает порядок их регистрации и исполнения, именно поэтому документационный менеджмент является неотъемлемой частью любого предприятия, которое желает эффективно выстраивать свою работу.

Федеральный закон РФ «Об актах гражданского состояния» трактует понятие акта гражданского состояния как действия граждан или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующие правовое состояние граждан[5]. Регистрация является основанием для выдачи документов, подтверждающих существование прав и обязанностей. Таким образом, значение регистрации исключительно велико, так как документы, выдаваемые органами загса, признаются бесспорными доказательствами указанных в них фактов. Так, свидетельство о рождении, подтверждает фамилию, имя, отчество, возраст человека и его родителей. Также, в ряде случаев с регистрацией акта связывается возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей: супружеские права и обязанности порождает лишь брак, заключенный органах загса, и, наоборот, до регистрации развода в органах загса брак не считается прекращенным.

Документационная деятельность регулируется как федеральными, так и ведомственными нормативно-правовыми актами. К первой группе относится ФЗ «Об актах гражданского состояния», в нем определяются те органы, которые могут производить регистрацию актов гражданского состояния, порядок регистрации, формирование актовых книг, внесение в них изменений и  исправлений, восстановление и аннулирование записей, а также сроки и порядок хранения актовых книг [5]. Другим документом этой группы является Административный регламент предоставления государственной услуги органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории РФ, цель которого в первую очередь, повысить качество и доступность результатов предоставления услуг [1]. Отдел государственной службы, кадров и документационного обеспечения руководствуется ведомственными актами: положением «Об отделе государственной службы, кадров и документационного обеспечения» и инструкцией по делопроизводству, которые утверждаются руководителем Агентства ЗАГС Грешиловым А. А. [2].

Структура Агентства позволяет эффективно отслеживать работу каждого из отделов. Во главе стоит руководитель, непосредственно которому подчиняется его заместитель и территориальные отделы в муниципальных образованиях, которых насчитывается 61 отдел. Другие пять отделов: отдел договорной работы и материального - технического обеспечения, отдел правовой и методической помощи, архивный отдел, отдел государственной службы, кадров и документационного обеспечения управления, отдел бухгалтерского учета, отчетности непосредственно подчиняются заместителю руководителя.

Работы, связанные с документооборотом осуществляет отдел государственной службы, кадров и ДОУ. Структура отдела выстроена следующим образом: начальник отдела, заведующий сектором документационного оборота, три специалиста. Такая иерархия позволяет наилучшим образом распределить обязанности между сотрудниками. Так, каждый из специалистов имеет свои обязанности: главный специалист по кадрам ведет всю кадровую работу: оформление трудовых книжек, составление штатного расписания, составление проектов приказов и передача их на утверждение, а также другие виды работ, предусмотренные его должностной инструкцией. Другие два специалиста распределяют свои обязанности по структурным подразделениям: один занимается документацией отдела договорной работы и материально - технического обеспечения, отдела правовой и методической помощи, другой – отдел бухгалтерского учета, отчетности, а также выполняет работу по обращениям граждан.

Документопоток включает в себя входящие, исходящие и внутренние документы. Схемы движения по группам документов выглядят следующим образом:

• входящие документы: регистрация документа, передача на рассмотрение руководителю и проставление им резолюции, исполнение документа, контроль над исполнением и последний этап – подшивка документов в дело;
• исходящие документы: составление проекта документа, его согласование с руководителем Агентства посредством визирования, регистрация документа в журнале и в системе Lotus notes, отправка документа адресату и подшивка копии исходящего документа в дело;
• внутренние документы: составление проекта документа исполнителем, проверка правильности оформления, согласование проекта, подписание документа руководителем, регистрация документа.

В Агентстве налажена работа с обращениями граждан, регулируемая как основными нормативными актами, о которых говорилось ранее, так и ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан» [4]. Каждый гражданин, желающий отправить запрос, может сделать это двумя способами: либо передать свое обращение лично на бумажном носителе, либо направить его через электронную форму на сайте Агентства ЗАГС, обозначив желаемый метод получения ответа: письменно или на электронную почту.

Делопроизводство в Агентстве ЗАГС имеет некоторые особенности.

Во-первых, отсутствие электронного документооборота. Несмотря на то, что в агентстве уже установлена программа Lotus notes, ставшая основной в электронном обороте среди государственных организаций, работает она только в области регистрации и поиска документов. С точки зрения документационного менеджмента, отсутствие четко слаженной работы в данной системе, замедляет порядок прохождения документов как внутри, так и вне организации.

Во-вторых, наличие франкировальной машины. Данная машина позволяет организации не закупать марки, а наносить на письменную корреспонденцию государственные знаки почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации, что значительно ускоряет процесс подготовки документа к отправке.

В-третьих, прием по вопросам регистрации акта о смерти, и непосредственно регистрация проводится за пределами отделов ЗАГС. В Красноярске регистрация актов о смерти происходит не в территориальных отделах. Специалисты расположены в двух точках: КГБУ МФЦ и в помещении МП «Ритуал».

Что касается сроков хранения документов, то они обозначены в номенклатуре дел Агентства ЗАГС: первые 10 лет все документы хранятся в отделах, далее часть документов подлежат уничтожению, другая – длительного и постоянного хранения подлежит передаче в архив по правилам, определенным в ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [6].

Таким образом, Агентство записи актов гражданского состояния в настоящий момент нельзя назвать организацией с хорошо налаженной системой делопроизводства. Главной проблемой организации делопроизводства в Агентстве ЗАГС является отсутствие четко слаженной системы электронного документооборота: наличие большого количества документов на бумажном носителе значительно замедляет процесс их обработки, поиска и исполнения. К сожалению, самостоятельно решить данную проблему Агентство ЗАГС не может, так как настройка данной программы требует определенного финансирования, которого в настоящее время нет. В перспективе, если в ближайшие 3-5 лет программа Lotus notes будет работать в полном режиме, то Агентство можно будет назвать организацией с хорошим документационным менеджментом.

Список литературы:

1. Административный регламент предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утв. приказом Минюста РФ от 29 ноября 2011 г. N 412.
2. Положение «Об отделе государственной службы, кадров и документационного обеспечения агентства ЗАГС администрации края» от 19.01.2016, утв. руководителем Агентства ЗАГС Красноярского края Грешиловым А. А.
3. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: практ. пособие. М. – Берлин: Директ-Медиа, 2014. - 399 с.
4. Федеральный закон от 2.05.2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) [электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://base.garant.ru/12146661/#ixzz44AoJyZOs (дата обращения 17.03.2016)
5. Федеральный закон от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния (с изм. и доп.) [электронный ресурс] – Режим доступа. - URL: http://zags.krskstate.ru/ (дата обращения 15.03.2016)
6. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) "Об архивном деле в Российской Федерации" [электронный ресурс] – Режим доступа. - URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения 16.03.2016)