ОСОБЕННОСТИ И ТОНКОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

«Современный мир открыт людям, владеющим английским языком». Именно с этой фразы стоит начать данную статью. В современном обществе знание английского языка велико. Он считается наиболее часто употребляемым языком. Около 450 миллионов людей считают его родным и столько же граждан используют его в качестве дополнительного языка для общения. В России, как и во многих других странах, английский язык считается востребованным. Только зная его можно найти престижную и высокооплачиваемую работу.

Люди, желающие найти достойную работу, в обязательном порядке должны знать английский язык. Основной причиной этого является то, что крупные фирмы часто сотрудничают с иностранными партнерами. И так как на сегодняшний день английский язык является международным, специалист должен хорошо владеть им, чтобы полноценно вести переговоры, заключать сделки и осуществлять деловые переписки.

В данной статье нашей задачей является рассмотрение особенностей и тонкостей подготовки деловых писем на английском языке.

На удивление, даже после появления мессенджеров, переписка остается актуальной и по сей день. Ни одна корпорация не обходится без деловых писем. Во всем мире пользуются корреспонденцией на английском языке, так как он универсален и удобен. Поэтому, если вы намерены вести дела с иностранными партнерами, вам необходимо знать, как правильно написать деловое письмо на английском языке. В мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, и важно, чтобы они были грамотно составлены и соответствовали всем требованиям.

Для начала стоит рассмотреть основные типы деловых писем [2, с. 55]:

•  congratulation letter (поздравление);
•  commercial offer (предложение), отправляется деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве;
•  acceptance (о приеме на работу), отправляется, чтобы уведомить вас, что вы приняты на работу;
•  application (заявление), включает ваше резюме;
•  refusal latter (отказ);
•  complaint letter (жалоба), содержит жалобу или претензию на качество приобретенного товара или услуги;
•  apology letter (письмо-извинение), является ответом на жалобу;
•  enquiry letter (письмо-запрос), отправляют при необходимости поучения информации об услуге или товаре;
•  reply quotation (письмо-ответ на запрос), содержит информацию о товаре;
•  thank-you letter (благодарность).

Стоит отметить, что деловые письма делятся на две большие группы: письма в свободной форме и письма по шаблону.

Шаблонные письма писать намного легче, так как достаточно соблюдать определенную форму написания, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки и инструкции по их заполнению.

А вот чтобы написать письмо в свободной форме необходимо выучить ряд правил. И стоит  начать с общих принципов.

Графическое оформление должно соответствовать следующим правилам [3, с. 44]:

• все предложения должны начинаться от одной вертикальной линии;
• текст разделен на абзацы без красных строк;
• весь текст нужно разбить на примерно равные по размеру части;
• белое пространство должно равномерно окружать текст.

И начать знакомство с ними стоит с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме.

Стиль делового письма должен соответствовать следующим принципам:

•  нельзя применять в переписке разговорные сокращения;
•  в одном письме стоит рассматривать только одну проблему;
•  стоит заранее определить какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный;
•  стоит учитывать правила, отсутствующие у нас, но имеют значение у них.

Дальше стоит разобрать, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов.

Заголовок включает себя: адрес отправителя, адрес получателя и дата.

Первое что идет в заполнении деловой переписки это адрес отправителя. Для него отведен правый верхний угол. Вся информация об отправителе заполняется в строго определенном порядке без использования знаков препинания. Основными реквизитами являются: фамилия и имя, должность, название компании, номер дома и название улицы, город и почтовый индекс, страна. Каждый реквизит пишется в столбик друг под другом.

Адрес получателя размещается в левой части листа. Перечень реквизитов и порядок их расположения такой же как и у отправителя. Но все есть несколько отличий. Пишется не фамилия и имя, а обращение и фамилия. Значимость обращения к собеседнику при ведении деловой переписки очень велика. В английском языке есть ряд принятых сокращений, которые демонстрируют уважительное отношение к собеседнику. Например, обращение к мужскому полу – Mr, к женскому – Ms. При этом обращаясь к замужней женщине, стоит использовать приставку Mrs, к не состоящей в браке – Miss [1, с. 15].

Отступив на три строки вниз, указывается дата составления письма. Правила деловой переписки допускают различные форматы написания сведений о времени написания документа:

• November 11, 2018;
• 11 November, 2018;
• 11^th November, 2018;
• November 11^th, 2018;
• 11 Nov. 2018.

Не стоит использовать только числовое обозначение даты, потому что в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфических правил написания даты. Например, в Англии и США отличается порядок указания конкретной даты, месяца, года:

1. 10.12.2018 – 10 декабря 2018 (Европа и Англия);
2. 10.12.2018 – 12 октября 2018 (Америка).

После заголовка идет приветствие. И это первое на что обратит внимание ваш собеседник. Манера обращения будет зависеть от того, насколько хорошо вам знаком адресат. Есть ряд стандартных фраз, которые следует использовать при приветствии: Dear Mrs/Ms и фамилия собеседника на английском языке. Если имя человека, которому адресовано письмо, неизвестно, следует воспользоваться словосочетанием Dear Sir or Madam. Если послание адресовано нескольким людям, стоит начать его с словосочетания: Dear Sirs, Dear Colleagues. В редких случаях допускается обращение по имени. Стоит обратить внимание на то, что в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

Далее идет основная часть. Этот раздел письма передает суть послания отправителя, поэтому требует особенно тщательной проработки.

Письмо стоит начать с лаконичного вводного предложения. В случае, когда вы продолжаете уже начатую переписку, вступление может принять такой вид: «Thank you for your letter» или «This letter is to confirm».

При написании делового письма неприемлемо употребление сокращенных форм сказуемых I’m, you’re и т.п.

При изложении целей и причины обращения нужно соблюдать все правила английского языка и логично приводить к сообщению об ожидании обратной связи. Текст будет правильно понят собеседником только в случае, если письмо грамотно разбито на небольшие абзацы, где мысль завершена.

В заключении можно использовать ряд стандартных фраз, которые выражают благодарность, отметку об ожидании ответа, предложения сотрудничества, приглашение к последующему общению.

Далее идет подпись. Вежливый тон должен быть выдержан во всех разделах делового письма. Поэтому перед указанием своего имени, стоит прибегнуть к принятым в деловой переписке пожеланием всех благ или выражению уважения: «Yours sincerely» или «Beat wishes».

Отделив эту фразу запятой, на строчке ниже нужно подписать документ и указать свое имя, фамилию и должность.

Если есть необходимость присоединить к письму какие-либо документы, их перечень нужно указать сразу после подписи. Обозначить его можно сокращением Enc., что в переводе означает «Приложение».

Список литературы:

1. Дреннан С. Деловая переписка на английском: образцы писем и стандартные формулировки: учеб. пособие. М.: Астрель, АСТ, 2007. – 127 с.
2. Маврина Н.В. Деловая переписка на английском языке: учеб. пособие. Челябинск: Ур. соц.-эк.ин-тАТиСО, 2007. – 88с.
3. Шелягова Т.Г. Обучение деловому письму на английском языке: пособие для магистрантов, аспирантов, научных работников. –Минск: БГУИР, 2009. – 80 с.