Организация закупок является одним из самых сложных процессов в любой компании. Где, по какой цене, на каких условиях приобрести нужные товары и услуги? Как избежать злоупотреблений и уложиться в сроки?

Важность функции снабжения для эффективного функционирования предприятия заключается в том, что в логистической цепи каждая организация покупает материальные ресурсы у предыдущих поставщиков, добавляет к ним ценность и продает их следующим потребителям. Таким образом, материальные ресурсы все дальше перемещаются по цепи поставок, и каждая закупка становится новым отправным пунктом для продолжения этого перемещения. Таким образом, снабжение предприятий различными видами материальных ресурсов является механизмом, который фактически запускает материальный поток в движение по цепи поставок.

Закупочная логистика — это деятельность по управлению материальным потоком в процессе снабжения предприятия материальными ресурсами: сырьем, материалами, комплектующими, товарами. Она занимается организацией всех видов деятельности, связанных с получением материальных ресурсов и услуг от поставщиков: закупкой, доставкой, приемкой, временным хранением материальных ресурсов и др. Снабжение — это важная функция логистики по двум основным причинам:

1) от цены и качества материальных ресурсов, своевременности их поставок зависит эффективность производственного процесса (отсутствие брака, сбоев, простоев, низкая себестоимость), качество готовой продукции и, в конечном итоге, качество обслуживания потребителей;

2) на снабжение приходится значительная доля общих расходов предприятия (в среднем, около 60%), поэтому даже небольшие улучшения в этой области могут принести существенные выгоды. [1].

Таким образом, эффективная организация снабжения является основой для повышения эффективности деятельности и конкурентоспособности предприятия. Цель закупочной логистики — создание надежного и беспрерывного материального потока в организацию с максимально возможной экономической эффективностью. Основу экономической эффективности составляет поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам.

Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) – одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – тактическом и стратегическом.

1. Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

2. Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т. п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании.

Управление закупками – область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном - это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний – готовая продукция для последующей продажи.

Сфера деятельности, связанная с закупками подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Поэтому деятельность логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи:

·  Определение потребности в материальных ресурсах;

·  Поиск потенциального поставщика;

·  Оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;

·  Выбор метода закупки;

·  Установление приемлемой цены и условий поставки;

·  Мониторинг товара до момента его доставки;

·  Оценка продукции поставщика и услуг.

Тенденцией последних нескольких лет является бурное развитие электронной торговли (ЭТ). Под ЭТ понимается осуществление торговых операций с использованием информационных коммуникационных технологий (ИКТ) [2].

Одним из приоритетных направлений развития ЭТ является широкое внедрение систем «электронных закупок» – автоматизированных информационных систем, обеспечивающих информационное, аналитическое и методологическое сопровождение всех стадий процесса закупок товаров.

Построение и использование систем электронной торговли является одним из возможных инструментов для решения задач, связанных с повышением прозрачности закупок организаций, повышением их эффективности и снижением уровня ошибок из-за «человеческого фактора» при подтверждении заказов поставщиков.

Автоматизированная информационная система электронных торгов предназначена для информационно-аналитического сопровождения всего цикла закупок, включая планирование (формирование) потребностей, размещение, исполнение и контроль за исполнением.

У систем электронных торгов есть следующие потенциальные возможности:

• Ведение нормативно-справочной информации (НСИ), необходимой для правильного функционирования системы (справочники, классификаторы);

·         Ведение реестров поставщиков, ежедневного спроса организации, прайс-листов поставщиков;

·         Формирование различной аналитической отчетности по закупкам;

·         Проведение конкурсных электронных торгов;

·         Модульная структура системы, предоставляющая большие возможности для развития системы.

Система представляет собой эффективную и надежную, с точки зрения сохранности и защиты данных, многопользовательскую информационную систему с возможностью распределенного хранения и обработки информации.

Система проектируется с применением новейших информационных технологий, обеспечивающих дальнейшее развитие с целью наращивания функциональных возможностей, выполнение необходимых доработок вследствие возможных изменений законодательства или иных нормативных актов.

Основные преимущества электронных торгов заключаются в следующем. Во-первых, на качественно иной уровень выходит управление главным ресурсом современной экономики — информацией. Всякая компания через Интернет получает практически неограниченный доступ к сведениям о поставщиках и заказчиках по любой интересующей ее номенклатуре. Благодаря применению современных коммуникационных технологий любой рынок становится абсолютно прозрачным для его участников.

Во-вторых, скорость и удобство информационного обмена в новых условиях несопоставимы с традиционными. Торги в организации проводятся всего за 1 рабочий день, а стоимость организации торгов крайне мала. Кроме того, поставщики могут принимать участие в торгах, не выходя из офиса, пользуясь обычными компьютерами и программным обеспечением. Можно не сомневаться, что в ближайшие годы нас ожидает бум электронной коммерции. Это связано как с развитием коммуникационной инфраструктуры, так и с глобализацией экономики, которая требует новых подходов и методов работы.

Список литературы:

1. Логистика [Электронный ресурс]: учебный курс / А.И. Дрожжин. — Электронный курс. — М.: МИЭМП, 2008. — Режим доступа к курсу: http://e-college.ru. Раздел II. Макрологистика. 3. Логистика закупок [1].
2. Электронный ресурс: http://www.zakupki.tomsk.ru/About/About_Sistem [2].